正文 論商務英語中銷售信函的寫作技巧(2 / 2)

4.勸導客戶最終行動。銷售信函最重要的目的及最終目的就是成功地說服買方下訂單,購買其產品。因此,最後這個步驟不可或缺。在信尾,賣方要力勸買方采取相關行動,如邀請買方代表訪問賣方的公司,並參觀其廠房,對賣方有更多實質性的了解,或下試銷性訂單,促成雙方之間的合作。

另外,筆者在此分享一些銷售信函中常用的短語。

首先,在介紹產品銷量時,可以采用以下短語:have a good market(暢銷),sell fast/ well和enjoy good sales(銷路好),meet with warm reception(很受歡迎),等等。此類短語較多,寫作時隻需掌握其中一種即可。

其次,在介紹產品性能時,可以使用以下七個短語:superior in quality,reasonable in price,skillful in craftsmanship,elegant in style,matching in colour,novel in design,complete in specification(質量上乘、價格合理、工藝精湛、式樣美觀、顏色匹配、設計新穎、規格齊全)。總體來說,以上七個短語放之四海皆準,適用所有產品。

最後,在向買方提出優惠條件,即提供折扣時,可以借鑒以下表達:give/allow/offer/grant sb.a XX% discount(給某人打折)。此處需注意,中文及英文的表達在很多方麵都存在巨大差異,如此處如果說give sb.a 40% discount,其漢語意思並非是打四折,而是打六折。因此,在學習英語時,讀者一定要對此類中英文表達及文化上的差異細加揣摩、究其原因,並最終牢牢掌握。

三、結語

不難看出銷售信函在商務應用文寫作中的地位,以及對於賣方的重要性。因此,在銷售信函寫作的過程中,一定要仔細斟酌、多加思量、注意措辭。另外,在書寫銷售信函時,我們還應注意一切從買方角度出發。這是商務寫作7C原則中一個非常重要的原則:體貼原則。即盡量站在買方角度考慮他們的各種願望、要求、興趣和困難,行文中盡量采用第二人稱“您”而非第一人稱“我”或“我們”。如“祝賀您!您所訂的產品已經開始生產了”和“我們非常高興地通知您我們已經開始生產您所訂的產品了”。買方肯定樂於看到第一種表達,因為第一句話重點突出買方,這會讓他們感到自己很受關注。另外,信函正文要簡潔全麵,每段最好包含一個主題,在首段就要吸引客戶的注意力,行文中盡量避免晦澀的用詞,以便客戶閱讀。

參考文獻:

[1]勞斯.商務寫作技巧.北京:人民郵電出版社,2008.