工業企業科技檔案專業性、成套性強,種類多,數量大,利用率高。為了發揮科技檔案在企業生產、建設和科研工作中的作用,企業科技檔案工作實行由技術副廠長或總工程師領導,設立專門的機構,集中統一管理。大型企業的科技檔案一般實行廠(公司)、分廠(業務處)、車間三級管理。不設檔案機構的小型企業,在技術部門配備專人管理科技檔案。
工業企業科技檔案的管理,因專業特點和檔案的載體、形式不同而采取不同的方法。工業企業所保管的科技檔案,有圖樣(藍圖和底圖)、圖表、文字材料、照片、錄音、錄像等,其中以圖樣數量最多。機械工業企業科技檔案的管理,多數采取按產品、工藝、基本建設、儀器設備、科學研究、質量管理分類保存,再以各種產品、工程項目、設備種類、研究課題分屬類,然後在屬類內按產品型號(或組部、件)、專業階段、問題等組成保管單位(卷、冊、盒)。冶煉、化工企業的科技檔案,多是按工藝流程分類整理和保管的。
五、農業科技檔案
農業科技檔案是在農業資源和農業區劃調查、土壤普查和改良、良種培育和推廣、科學種田、農田治理和基本建設、災害防治、科學技術研究等活動中形成,經過係統整理集中保存的科學技術文件材料。它包括文字材料、計算數據、原始記錄、圖樣、圖表、影片、照片、錄音帶、錄像帶等。農業科技檔案是廣大農業科技工作者、農民勞動和智慧的結晶,是農業科技信息的一種儲存形式。農業科技檔案在實現農業現代化中,對農業科學研究、生產技術、基本建設、教學等工作活動,具有重要的查考、憑證作用,在經驗總結、技術交流和推廣方麵也有重要作用,會產生巨大的經濟效益和社會效益。
一九八一年以來,適應農村經濟體製改革和農業現代化建設,農業科技檔案工作有了很大的發展。根據農業科技檔案專業性、綜合性和地域性強,形成周期長的特點,全國實行“在業務上由農牧漁業部統一管理,分級負責”的農業科技檔案管理體製。農牧漁業部由一名副部長分工領導農業科技檔案工作,該部的檔案管理部門,負責製定農牧漁業係統的檔案管理辦法、分類大綱、規範和保管期限表,對下級的農業科技檔案工作進行指導、監督和檢查。農牧漁業部所屬企業、事業單位的檔案工作,按事業歸口,由各專業司(局)領導,部的檔案處進行業務指導、監督和檢查。各省、自治區、直轄市農牧漁業廳(局)所屬企業、事業單位和市、縣的農業科技檔案工作,由農牧漁業廳(局)領導。為了統一對農業科技檔案的管理,一九八四年,農牧漁業部頒發了《農牧漁業科學技術檔案管理試行辦法》和《農牧漁業科技檔案保管期限表》,對農牧漁業科技文件材料的形成、積累和歸檔,農牧漁業科技檔案的整理、保管、鑒定和銷毀,作了具體的規定。四川、黑龍江、北京、天津、河北、湖南等省、市農牧漁業廳(局),以及重慶等市和地區農牧漁業局,也製定了有關的製度,使農業科技檔案工作有章可循。到一九八五年九月,全國已有15個省、自治區、直轄市的農牧漁業廳(局)設立了檔案科;農牧漁業係統的各企業、事業單位,都已建立檔案工作機構或配備了檔案工作人員,實行了農業科技檔案的集中統一管理。各企業、事業單位的農業科技檔案工作,由生產、科研負責人或農藝師(畜牧獸醫師)領導。
各級農牧漁業主管部門和企業、事業單位,建立了農業科技檔案工作責任製,開展農業科技檔案的收集、整理工作。江蘇省南通市的市、縣、區、鄉四級781個農牧漁業單位,到一九八五年已收集、整理農業科技檔案6.2萬卷(冊)。江蘇省如東縣農業技術推廣中心與縣農業局一起抓農業科技檔案工作,在推廣站建立了中心檔案室,統一管理檔案、資料、圖書,聯係著全縣44個農業科技推廣站以及大批科技人員、專業戶,收集和保管縣、區、鄉三級農業科技檔案資料目錄,成為全縣農業科技信息中心,擴大了檔案資料的利用領域。該縣潮橋鄉建立農業科技檔案管理協作中心,統管農業種植業、多種經營、農機、水利、專業戶以及鄉鎮企業的科技檔案工作,在全鄉範圍內形成了一個檔案管理網絡。各地農業部門利用收藏的科技檔案,為發展農業生產服務,取得了顯著的經濟效益。江蘇省南通縣植物保護站,是全國300個農作物病蟲害測報站之一,他們重視病蟲害測報檔案的建立和利用,預報準確率由六十年代的80%提高到八十年代的90%以上;僅水稻二化螟一項預報,使該縣及早預防和除蟲,每年就可節約農藥400噸左右。
八十年代初,在全國進行大規模的農業自然資源和農業區劃調查中,形成大量的檔案,各地有關部門對這些檔案及時地進行收集、整理,完好地保管起來。北京市14個縣(區)抽調220人,利用2.2萬個工作日,把農業自然資源和農業區劃調查中形成的文件材料整理立卷5500卷(冊)、複製圖樣近3000張、表格14萬張、文字材料6萬多頁,分為12大類保存起來。這些檔案已經發揮了很好的作用。北京市朝陽區一九八四年進行全區規劃工作時,利用“萬分之一土地利用現狀圖”等檔案,不僅有了可靠的依據,而且節省了40個人一年的工作量,節約資金3萬多元。北京市通縣的農業自然資源和農業區劃檔案,詳細記載了全縣各個地區的土壤土質及含氮、磷、鉀成分情況,為合理施肥提供了依據。該縣化肥廠的化肥滯銷時,縣區劃部門給廠方提供檔案信息,推銷人員據此向各鄉農民有的放矢地宣傳哪塊地適合施用什麼化肥,收到良好效果,很快打開了化肥的銷路。
隨著農村經濟體製改革和農業生產的發展,農村專業戶和科技示範戶發展很快。他們在生產和經營管理活動中,形成和積累了一些有利用價值的科學技術材料,許多專業戶把這些材料視為無價之寶,精心珍藏。一九八三年以來,各省、自治區、直轄市農牧漁業廳(局)在檔案局的配合下,幫助專業戶建立檔案,受到專業戶的歡迎。江蘇、四川、湖南、福建等省以及河北省張家口地區等的農牧漁業廳(局),把建立專業戶檔案工作作為農業科技檔案工作的一項重要內容,及時總結推廣試點經驗,推動麵上的工作。重慶市、齊齊哈爾市等召開專業戶建檔座談會、現場會,交流經驗。由於農牧漁業部門和檔案事業管理部門的支持和推動,專業戶建檔工作迅速發展,收到了很好的效果。江蘇省南通市一九八五年十月已有250多個專業戶建立了家庭檔案。南通縣養蠍專業戶朱雲龍建立家庭檔案119卷、標本17瓶,他說:檔案是“科學致富的階梯”,建立檔案“就是走科學致富的新路”。內蒙古自治區涼城縣麥胡圖鄉勝利村糧食專業戶李亮,從一九八二年承包38畝土地,每年都把種植、管理方法和各種收支情況,分門別類地記載下來,建立起一套比較完整的家庭檔案,實行科學種田,糧食產量連年增加,家庭收入一九八二年4000多元,一九八四年達到6000多元。
六、地質檔案
地質檔案是廣大地質工作者的勞動成果,是發展國民經濟的重要信息資源,它是在地質勘察、研究活動中形成、經過係統整理保存的科學技術文件材料。它包括地形地質圖、等高線圖、儲量計算圖、勘探線地質剖麵圖、地形圖、儲量計算表、物探文件資料(地震、重磁、電法、航磁等資料)、水文地質材料、礦產普查地質報告、礦產詳查地質報告和精查地質報告等礦產地質勘察成果材料。由於它記載勘察工作的目的和任務,勘探區的位置與交通、自然地理,勘探區內及附近的礦井情況,勘探區過去已進行的工作及評價,勘探區地質情況(包括地層、構造、火成岩分布、礦產、水文地質、開采技術條件、地質勘探工作、儲量計算、結論等),所以在地質找礦、基本建設、地質科學研究、教學等方麵,都具有重要作用。
一九五二年,國家地質部設置了地質資料司,負責收集散存在各地的曆史地質檔案資料和中華人民共和國成立以後的地質檔案資料。一九五五年,根據國務院決定,地質資料司改為地質部國家地質資料局,負責集中統一管理全國地質檔案資料;各省、自治區、直轄市地質局成立地質資料處,收集、管理本地區的地質檔案資料;各地質勘探隊相繼建立了檔案資料室,對地質檔案實行分層負責、集中統一管理。一九六三年八月,地質部在北京召開第八屆全國地質資料工作會議,貫徹國務院批準的《全國地質資料彙交辦法》,總結地質檔案工作經驗。這次會議,推動了地質檔案資料的收集和彙交工作,使地質檔案資料工作走上了健康發展的軌道。
國家地質資料局到一九八五年底已收藏區域地質調查、固體礦產地質普查勘探、石油地質報告、海洋地質、地球物理和地球化學勘探、水文地質和工程地質、地震地質、環境地質、遙感地質、第四紀地質、旅遊地質等報告和各類地質科研成果及地質、礦產綜合研究等地質檔案資料6.5萬多種,30餘萬盒(袋),共計5400延長米。各省、自治區、直轄市地質資料處庫藏的檔案資料有30餘萬種。中央和省級地質檔案資料管理部門,已成為全國地質檔案資料的保管基地和利用中心。
一九八○年以後,地質礦產部在進行企業、事業的整頓工作中,把整頓和加強地質檔案資料工作列為一項重要內容,統一計劃,統一要求,統一檢查驗收;各地質企業、事業單位通過整頓,把檔案資料工作納入企事業管理、科研管理之中,地質檔案資料的管理普遍得到加強。各地質單位普遍改善了檔案的保管條件,有些基層單位建立專門庫房,使用去濕機、空調機、吸塵器等。各項管理製度也逐步建立起來。國家地質資料局於一九七九年設立電算處,從事規劃籌建各類地質檔案資料和礦產資源數據庫、目錄檢索係統的工作,一九八五年已應用微機進行目錄存貯、檢索、編目、製卡、統計分析等工作。天津市地質資料處從一九八四年底開始,對應用微機檢索資料目錄進行調查研究、程序設計和資料的整理、分類、填卡工作,於一九八五年七月把庫存資料目錄全部輸入微機,在全國地質資料目錄微機檢索係統建庫經驗交流會上做示範表演,獲得了好評。各地質檔案資料館、處、室還開展資料編研和礦產綜合研究工作,主動積極地為中央和地方各有關部門製定建設規劃、布署地質找礦、礦山開發、水利建設、城市交通運輸、工業基地和能源基地建設服務,為國防建設、科研、教學和環境保護工作服務,提供了大量的地質檔案資料。許多礦山利用地質檔案找到更多的礦產資源,擴大開發遠景,延長礦山壽命。很多水利工程建設項目利用地質檔案節約了投資,縮短了設計、施工的時間。
七、水文檔案
水文檔案是人們從事水文觀測、分析研究活動的真實記錄和成果。它包括水位、流量、水溫、冰淩、地下水位、降水量、水麵蒸發量、泥沙、水化學等觀測記錄,以及依據這些原始記錄進行分析計算、加工整理出來的各種文字材料、圖表和照片。水文檔案是探索水文規律、做好洪澇旱情預報、進行水文分析計算和水質監測的依據,是國民經濟建設的必要條件之一。
水文檔案具有係統性和連貫性的特點。年代越久,係列越長,其使用價值越大,對研究和掌握水的規律越精確。因此,水文檔案需要長久保存,而且不能中斷。目前有關部門保存的有三百年前清代治理黃河的檔案,其中有河源調查,春汛、伏汛、秋汛、淩汛汛情,水情,工程管理、河道圖、工程布置圖等。這些檔案對研究和總結黃河防洪防淩、工程管理、泥沙問題、河道衝淤變化、河口變遷等,都是不可多得的寶貴史料。
全國的水文檔案由中央水利電力部、省(自治區、直轄市)水利廳(研究、設計院)、縣水利局、水文站四級檔案機構分別集中統一管理。水文站是形成水文檔案的基層單位,它所管理的多是原始記錄和部分加工、整理材料。此外,全國還有按水係設立的水文檔案機構,如長江規劃委員會辦公室檔案室和黃河水利委員會檔案室。一九五五年至一九五六年,長江規劃委員會(辦公室)先後組織1000多人,共用25萬個工作日,收集、整理檔案、資料68.4萬多卷(套),編製目錄330冊、檢索卡片9.7萬張。黃河水利委員會9名工程師和2名工作人員從一九七七年十月到一九八一年一月,在中國第一曆史檔案館查閱、複製清代近三百年的治理黃河的檔案2.3萬多件。長江規劃委員會辦公室檔案室深入第一線,了解需要或采取電話調檔、送檔上門等方法為生產、工作服務。他們除為三峽水利樞紐、丹江工程服務外,還為長江流域各地的廠礦、橋梁工程、航道的疏浚等提供大量檔案資料,收到顯著的經濟效益和社會效益。
八、氣象檔案
氣象檔案是氣象局、台站在氣象觀探測、預報、科研等活動中形成並歸檔保存的各種文件材料。氣象檔案的種類多、數量大,包括各種氣象原始記錄簿、各種月(年)報表、各種天氣圖、技術規程、紙帶、磁帶、磁盤等等。它是氣象部門開展各項業務工作和進行科學研究的依據,也是國民經濟各部門組織生產建設和開展科學研究的必要條件。農林、水利、交通運輸、工礦企業、國防建設、尖端科學、城市規劃建設、環境保護、衛生保健,都需要氣象部門提供氣象信息為其服務。
氣象檔案具有統一性、連續性、準確性和服務麵廣的特點。全國2600多個氣象台站都按照統一的時間和方式,連續不斷地、準確地觀測、記錄氣象情況,並且迅速傳遞到全國氣象中心,形成各種不同形式、不同載體的氣象檔案。為了適應這種情況,氣象檔案工作實行國家、省(自治區、直轄市)、地(市)、縣(市)四級管理。
一九五○年十一月,中央軍委氣象局和中國科學院地球物理研究所成立了聯合氣候資料室,開始進行氣象檔案資料的收集、整編和服務工作。一九五八年,中央氣象局成立氣候資料研究室,承擔全國氣象檔案資料工作的指導和本局氣象檔案的管理任務。全國省、地(市)、縣氣象部門也先後成立了氣象檔案機構,廣泛開展氣象檔案資料整編和服務工作。一九五八年建立國家氣象館(亦稱北京氣象中心資料室),其主要任務是負責收集和管理全國性和全球性的氣象記錄檔案、資料,接收和管理國家氣象局及直屬單位需要永久保存的氣象檔案,以及由國家氣象局統一組織的科技活動(科研、科學考察、調查等觀察、探測活動)中產生的檔案,組織彙編全國氣象檔案目錄。它所收藏的氣象檔案資料已達16萬多卷、冊。