檔案館的業務基礎工作
檔案館的業務，包括收集檔案，對檔案進行整理、編目、鑒定、統計、保管和開展檔案文獻的編纂、研究、公布與利用工作。從收集到保管的各項業務，屬於檔案館的基礎工作，隻有經常做好這方麵的工作，才能順利地開展編研和利用工作，有效地提供檔案為社會服務。
各級檔案館儲藏的檔案，一般的都采取按全宗管理的原則與方法。全宗就是一個機關、團體、部隊和企業、事業單位或個人在其工作活動中形成的檔案的總和，它是國家全部檔案的基本單位，也是檔案館管理檔案的基本單位之一。一個全宗不能分散，不同全宗不能混淆，以保持全宗的完整性和曆史聯係。形成全宗的組織稱為立檔單位。按全宗原則管理檔案，把一個立檔單位形成的全部檔案組成一個有機的整體，可以全麵反映該單位活動的曆史，便於利用和研究工作。各級綜合檔案館收藏的檔案，均以全宗為單位進行收集、整理、統計和保管。到一九八五年底，全國的檔案館已保存181928個全宗。少數專門檔案館和城市基建檔案館不按全宗管理檔案，而采取按專業、工程項目、產品、區域等分類管理方法。
接收與征集檔案
一、接收檔案
檔案是檔案館工作的物質基礎，其主要來源一是新中國建立後各機關、團體、部隊、企事業單位以及社會著名人士的活動所形成的有長久保存價值的檔案，二是新中國建立以前遺留下來的曆史檔案。五十年代和六十年代初，全國各級檔案館在籌備和初建過程中，都曾經廣泛地收集分散在各處的曆史檔案和明清兩代、中華民國時期形成的曆史檔案，以及新中國成立後被撤銷的各機關、企事業單位的檔案。七十年代末到八十年代初期，地方各級檔案館都接收了“文化大革命”期間撤銷、合並機構的檔案和清理“敵偽檔案”時集中的一批檔案。一九八○年以後，各級檔案館為適應經濟建設、科學研究和編史修誌等要求提供大量的、係統的檔案的新形勢，都逐步擴大接收範圍，又接收了大量的各種門類的檔案。一九八三年，國家檔案局提出大力加強以豐富館藏、開放曆史檔案為中心的檔案館建設的任務以後，各級各類檔案館普遍加強了收集工作。首先從調查研究入手，摸清應進館檔案的數量及其整理、保管、利用狀況，製定收集檔案的範圍和工作計劃，有步驟地進行接收工作。為了確保進館檔案的質量，適應檔案管理標準化、規範化和現代化的需要，有些檔案館根據《檔案館工作通則》的規定，製訂了接收檔案的標準；同時加強與有關單位的聯係，做好進館前的準備工作。
國家檔案局和中央檔案館，於一九八三年十二月聯合印發了《中央檔案館接收檔案的標準》，主要規定：
（一）進館檔案必須按全宗整理、移交。各機關移交的檔案要完整，凡是反映本機關主要職能活動、具有科學曆史研究價值、需要永久保存的檔案要收集齊全。
（二）檔案分類清楚，一個全宗應按統一的分類方案，保持前後一致。一般要按年度——組織機構（或問題）分類，也可采用組織機構（或問題）——年度分類，各類之間界限清楚，類與屬類層次分明，歸類準確。
（三）進館的檔案必須是經過鑒定、具有永久保存價值的檔案，並按文件的自然形成規律和保持文件之間的曆史聯係的原則組成案卷。卷內文件要進行係統排列，編寫張號（不裝訂的案卷要編件號）。填寫卷內文件目錄、備考表和案卷封麵，把案卷封麵上的全宗名稱、分類名稱、案卷標題、卷內文件所屬年度和件數與張數、保管期限、全宗號、目錄號、卷號等項目填寫齊全。案卷標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般的要標出文件的作者、文件說明的問題和文件的名稱（文種）三部分。
（四）編製案卷目錄應以全宗為單位，根據分類方案和案卷數量編一本或若幹本，並對案卷數量、分類原則、整理情況、存在的問題等要加以說明。
（五）編寫機關的和全宗的曆史考證。機關曆史包括機關成立的時間、原因，撤銷的時間、原因，機關的性質、任務、職權和隸屬關係及其演變，內部機構和直屬單位的設置及其演變，機關負責人姓名；全宗曆史的內容包括檔案的數量、完整情況，檔案的分類原則、整理和鑒定情況、檔案的損壞情況等等。
地方各級檔案館在研究和確定接收檔案的範圍時，注意收集反映本地特點的檔案進館。江蘇省蘇州市城建檔案館注意接收反映古城風貌的檔案進館。黑龍江省齊齊哈爾市檔案館收藏有舉世聞名的紮龍自然保護區形成的資源普查及有關鶴類研究的檔案，齊齊哈爾市馬戲團出國演出形成的檔案，黑龍江冰刀、紅梅牌奶粉、史國公酒等名牌產品檔案，全國著名勞動模範馬恒昌及馬恒昌小組的檔案，以及七十年代末興起的龍沙冰景遊覽會檔案等。各館還注意收集與館藏檔案有關的各種形式的資料，如史書、誌書、年鑒，文件彙集、史料彙編，政務公報、業務手冊，家譜、族譜，回憶錄，人物傳記，各種叢書、專著、報刊以及基礎統計數字資料等等。有的檔案館收藏了一些印章。（圖）有些檔案館還根據檔案歸屬管理的規定，與有關檔案館進行了檔案的移交、交換與複製工作。
二、征集革命曆史檔案
由於曆史的原因和戰爭的關係，中國共產黨領導中國人民進行革命鬥爭過程中形成的檔案，散存在全國各地。中共中央和國務院對這部分珍貴的革命曆史檔案非常重視。早在一九五○年六月，中央人民政府政務院就發布了《征集革命文物令》。征集範圍包括秘密或公開時期的土地證、路條、攝影圖片、表冊、宣言、文告、傳記、墓表、革命先輩和烈士的遺稿、墨跡等一切有關革命的檔案文獻。一九五一年七月，中共中央發出《關於收集黨史資料的通知》，對收集革命曆史檔案、文件、資料的範圍又作了具體規定。一九五五年四月，中共中央辦公廳再次發出《關於收集黨的曆史檔案的通知》，進一步明確了黨的曆史檔案征集範圍，包括：中共中央機關和各地黨委機關在新中國建立以前散失在各地的各種檔案文件（包括青年團各級機關的文件）和出版的黨刊文集；曆史上曾經存在過業已撤銷的黨的（團的）機關以及臨時性的機構（如中共代表團等）的檔案文件和出版的黨刊文集；黨的曆屆中央委員及省以上各地黨的負責人在新中國建立以前的著述、文件、照片；一九四九年以前各地人民政權、軍隊及其它革命組織的檔案材料等。根據這個《通知》的要求，全國各地開始進行宣傳、調查，將收集到的檔案填寫目錄，逐級上報。一九五六年四月，國務院《關於加強國家檔案工作的決定》規定，革命曆史檔案統由中共中央檔案館籌備處負責集中、整理和保管。同年十二月，中共中央辦公廳和國家檔案局又製發《收集革命曆史檔案的辦法》，確定：從一九一九年“五四”運動到一九四九年中華人民共和國成立，整個新民主主義革命時期內，共產黨和它所領導的人民政權、軍隊、青年團以及其它革命群眾團體所形成的檔案，都屬於革命曆史檔案的收集範圍。具體來說：人民政權機關的曆史檔案，指在一九四九年十月以前撤銷的人民政權機關和解放區的各種幹部學校（行政學院、抗日大學、延安大學、魯迅藝術學院等）、公營企業（如貿易公司）所形成的檔案，以及一九四九年前存在較久、一九四九年後仍存在較短時期而後撤銷的機關所形成的檔案；革命群眾團體的曆史檔案，主要是指中國共產黨領導下的工會、學聯、婦聯、農會及各種政治和文化組織（“反帝大同盟”、“中國革命互濟會”、“中華民族解放先鋒隊”、“中國左翼作家聯盟”等）所形成的檔案。對已故革命活動家的個人檔案的收集範圍包括：著述原稿、修正稿和初版本，自傳、日記、筆記、手跡、照片，與戰友、親友及其他人的來往信件，反映其一生事跡的有關書刊、資料、回憶錄等。這項收集工作，由於各地廣泛發動群眾，經過幾年不間斷的努力，取得了很大成績。一九六○年四月，國家檔案局發出《關於集中革命曆史檔案資料的通知》，要求在一九六○年內把革命曆史檔案、資料分別集中保管。凡屬中共中央和中央局一級機關的檔案和書刊、照片等統一向中央檔案館集中。省級或相當於省級的區黨委一級機關以及省以下各級革命組織的檔案資料，在一九三七年七月以後形成的，向各省級檔案館集中；一九三七年七月以前形成的，集中到中央檔案館。已故革命活動家的著作文稿、日記、筆記、信件、照片等，中央委員以上的存中央檔案館，其餘的由省級檔案館保存。從一九七六年到一九八一年底，中央檔案館又陸續征集了毛澤東、周恩來、劉少奇、朱德等老一輩無產階級革命家的手稿3800餘件，革命曆史文件資料1萬餘件，照片8000多張。鄧穎超將她保存的117件周恩來的手稿也移交給中央檔案館。（圖）
三、擴大收集範圍，不斷豐富館藏
為了完好地保存和有效地利用國家的檔案財富，把檔案館真正建設成為永久保存檔案的基地、社會各界利用和研究檔案的中心，更好地適應社會主義現代化建設事業的需要，從進入八十年代以後，國家檔案局一直要求各級檔案館注意擴大檔案的接收範圍，不斷豐富館藏；並於一九八五年總結幾年的實踐經驗，研究製定了《各級國家檔案館收集檔案範圍的規定》，進一步明確了檔案收集工作的基本指導思想，即在維護國家曆史真實麵貌的前提下，根據檔案分級管理的原則，將應該由本館收集的一切具有曆史憑證作用和科學研究價值的各種門類、各種載體形態的檔案，完整齊全地收集進館，建立內容豐富、結構合理的館藏體係。
各級綜合性國家檔案館收集新中國成立後的檔案，其範圍包括：（一）本級中國共產黨委員會、顧問委員會、紀律檢查委員會，人民代表大會及其常設機構，人民法院，人民檢察院，人民政府，人民政協，工會、共青團、婦聯等機構及其工作部門和直屬的臨時性單位形成的需長久保管的檔案；經協商同意或受委托，接收或代存同級民主黨派機構形成的需長久保存的檔案；縣級檔案館接收鄉、鎮中共黨委和人民政府及其工作部門形成的需長久保存的檔案。（二）本級人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案。（三）本級人民政府直屬工作部門所屬的獨立分管某一方麵工作或從事某項事業的行政管理機關和企業事業單位，如水利部門下屬的水利工程局、農業部門下屬的種子公司、文化部門下屬的文化館和劇團、教育部門下屬的專門學校、衛生部門下屬的專科醫院、工業部門下屬的生產地方傳統名優產品或有特種生產工藝的工廠等形成的具有長久利用價值的檔案。（四）經協商同意，收集或代存集體所有製單位和典型的個體戶、專業戶形成的具有長久使用價值的檔案和本級人事管理權限內著名人物形成的檔案。（五）撤銷單位的檔案。
各級綜合性國家檔案館還收集新中國成立前的檔案，範圍是：（一）中央檔案館收集、保管中國共產黨及其領導的政府、群眾團體中央機關、派出機構（包括中央局、分局、邊區政府等）的革命曆史檔案。（二）中國第一曆史檔案館主要收集和保管明、清兩代中央機關的檔案。（三）中國第二曆史檔案館主要收集和保管民國時期中央機關的檔案。（四）地方各級綜合性檔案館收集、保管新中國成立前本地方革命曆史檔案及舊政權機關等形成的檔案。
中國人民解放軍檔案館收集、保管新中國建立之前的革命軍事檔案，以及一九五○年之後中共中央軍事委員會及各總部的檔案。
中央和地方各級專門性國家檔案館，分別收集、保管具有全國意義或本地方意義的、與本館專業對口的同類性質的專門檔案或複製件。如中國照片檔案館在全國範圍內收集具有全國意義的照片檔案或複製件。
各級國家檔案館在接收各單位的檔案的同時，還可以接收有助於了解檔案內容及其立檔單位曆史的各種資料。
由於加強收集工作，擴大收集範圍，各級檔案館的館藏量普遍增加。從一九八○年到一九八五年，廣西壯族自治區各級檔案館館藏由261159卷上升到1016164卷，增長2.89倍；內蒙古自治區各級檔案館由1091214卷上升到1942117卷，增長77.98%。以一九八四年與一九八五年相比，全國省級檔案館館藏由12850761卷上升到13227611卷，增長3%，其中江蘇省檔案館由559122卷上升到619326卷，增長11%；湖北省檔案館由285278卷上升到331406卷，增長16%；貴州省檔案館由226634卷上升到328389卷，增長45%。遼寧、四川省檔案館館藏量已達100萬卷以上；天津、上海市檔案館也接近100萬卷。縣級檔案館館藏量增長更快。到一九八五年底，湖南全省的縣級檔案館平均館藏2.03萬卷，其中衡東和湘潭縣檔案館館藏已達6萬餘卷。河北全省縣級檔案館館藏量在一九八三年底平均為5264卷，1萬卷以上的有9個館，到一九八五年底已平均達到9942卷，1萬卷以上的有87個館。山西省雁北地區14個縣檔案館的館藏量，在一九八五年底都達到8600卷以上，其中11個館達到1萬卷以上。青海省檔案局為鼓勵各州（市）、縣檔案館豐富館藏，對成績突出者還發了物質獎。全國各級各類檔案館的館藏檔案總量，一九八五年底已達70661630卷，上架排列總長度為923500米，比一九八二年的51641120卷增長37%，比一九八○年增加1倍多。
全國各級檔案館擴大收集範圍，不僅使館藏檔案數量增長，而且使館藏結構開始向多樣性和全麵性發展。許多縣檔案館已經接收原人民公社和鄉鎮機關、縣級機關所屬部門、某些企事業單位以及一些具有代表性、典型性的基層單位形成的檔案。（圖）有些縣檔案館還開始接收各種科技檔案、照片檔案和錄音錄像檔案。各級檔案館在豐富館藏、突破以往收集範圍那種狹窄的框框方麵，已經邁出了新的一步。
但是，從反映曆史實際和適應社會需要來看，檔案館的館藏還不夠豐富，主要的問題一是數量少，據一九八五年底統計，省級檔案館有9個不足20萬卷，其中3個還不足10萬卷；二是結構單一，館藏90%是曆史檔案、文書檔案，其他種類檔案甚少。這種狀況有待於繼續改善。
珍貴的文化財富
在全國各級各類檔案館的館藏中，一九四九年以前形成的曆史檔案，到一九八五年底已達2314萬餘卷，其中具有全國意義的革命曆史檔案約有42萬餘卷，辛亥革命前的古老曆史檔案約有1450餘萬卷、件（大部分為件），民國檔案約有300萬卷（冊），中華人民共和國建立之後共接收文書檔案3920萬餘卷；科技檔案135萬餘卷（冊）；專門檔案324萬餘卷（冊）；聲像檔案29萬餘本（盤）。這些內容豐富而珍貴的檔案，是國家的重要文化財富。
一、革命曆史檔案
在中央檔案館、中國人民解放軍檔案館和陝西省等一部分省級檔案館中，珍藏著五四運動前後中國的革命者在反動政權重壓之下，英勇鬥爭，傳播馬列主義，籌建共產主義小組，創建中國共產黨等偉大革命活動中形成的檔案文獻；中國共產黨建立以來的曆次代表大會、代表會議和曆屆中央全會的檔案文獻；中共中央頒布的各種決議、決定、指示和通告；中國共產黨和共產國際的來往文電；中國共產黨和國家主要領導人毛澤東、周恩來、劉少奇、朱德等人的手稿、書信等；蘇兆征、方誌敏、惲代英、葉挺等烈士的獄中日記、著作、遺囑等。這些十分寶貴的檔案文獻是研究中共黨史、新民主主義革命史、中國現代史的第一手史料。
第一次國內革命戰爭失敗之後，在中國共產黨領導下，先後在各地創立的蘇維埃紅色政權和抗日戰爭、解放戰爭時期在各地成立的革命政權機關、團體形成的檔案，內容頗為豐富。僅陝西省檔案館就珍藏著革命曆史檔案達58個全宗38784卷，尤其是陝甘寧邊區政府及所屬機構的檔案，保存得相當完整。由於該全宗有許多珍貴的史料，因而利用率也相當高，僅一九八三年就利用了5402卷次。河北省檔案館館藏多達252個全宗、8300多卷，主要是晉察冀、晉冀魯豫、冀熱遼、冀東、冀中、冀南、太行、北嶽等區以及順直省委、河北省委的檔案，這對研究中央和地方革命政權的建立和發展、老一輩無產階級革命家的理論和實踐、人民大眾在中國共產黨領導下進行的各種鬥爭和生產建設，都是極為難得的珍貴文獻。
二、曆史檔案
（一）明、清檔案。一九一一年辛亥革命以前的曆史檔案，主要是明、清兩代的檔案，絕大部分收藏在中國第一曆史檔案館，此外在西藏曆史檔案館和遼寧、四川、天津、北京、河北、吉林、黑龍江、江蘇、甘肅、新疆、青海等省、自治區、直轄市檔案館也有保存。中國第一曆史檔案館收藏從明代洪武四年（一三七一年）至清廷被推翻（一九一一年）曆時500多年的1000多萬件檔案，內中尤以清代的為最多。從清入關前的天命九年（一六○七年）至宣統三年（一九一一年）清代中央機關和地方機關的官文書，乃至清亡之後，廢帝溥儀暫居故宮和天津張園、靜園時期的檔案，均有收存。這裏的文件名目繁多，下行的有製、詔、誥、敕；上行的有題、奏、表、箋；平行的有谘、移、關文以及行行色色的函、電、照、單、圖、冊、劄、片等等，多達百種。在這個寶庫裏，珍奇罕見的檔案如滿文老檔、滿文木牌、道光立儲密旨、鹹豐六年文科大金榜、光緒三十年小金榜，以及明清輿圖、玉牒、殿版《實錄》、《聖訓》、各種典籍、臣工進單、金冊、表文及國書等為數甚多。而洪秀全的親筆詔書、白蓮教的布告、台灣林爽文起義（一七八六至一七八七年）時發布的軍令和告示、義和團的傳單、民主革命家秋瑾的親筆字據等等絕無僅有的曆史革命文獻也參雜其中。明清檔案的內容涉及清代的政治、經濟、軍事、外交、文化、教育、天文氣象、醫藥衛生、山川地理、地震災荒、以及宮廷生活、皇族事物、民俗風情等等，是研究明、清曆史和近代史的資料寶庫。當這批檔案一經麵世，立即引起國內外學者的轟動，被譽為無價之寶，與甲骨文、敦煌寫經並稱為十九世紀末，二十世紀初中國文化寶藏的三大發現。
西藏曆史檔案館保藏著自元代（十三世紀）始直至一九五九年的300餘萬件（冊）古老曆史檔案。其主要內容有曆代朝廷及民國時期中央政府給達賴、班禪、駐藏大臣的封文、詔書、敕諭，噶廈（西藏地方政府）向下發布的政令性文件，下級政權機關向上呈送的各種報告、納稅清冊等；清代末期英、俄、德、法、日等國與西藏地方政府的來往交書。大批的檔案有力地證明了中國中央政府對西藏長期行使主權這一鐵的事實，反映了西藏地區各方麵的曆史麵貌，也記述了清末以來列強侵略西藏的罪惡行徑，以及藏漢人民合力反抗入侵者的光輝事跡。數量浩繁的西藏古老曆史檔案，是研究中國西南邊疆史、西藏地方史、少數民族史和推動西藏地區現代化建設事業不可缺少的寶貴材料。