中國檔案工作的曆史溯源
古代的檔案管理
中國是世界文明古國。中國古代的檔案和檔案管理，同樣是源遠流長，形成了中華民族特有的傳統。
一、豐富多彩的曆史檔案
中國古代社會形成的曆史檔案，豐富多樣。紙張出現以前，甲骨、金石、簡牘、縑帛等，曾經是重要的書寫材料。殷商和西周時期的甲骨刻辭，是已發現的最古老的曆史檔案。它以古樸的文字，記載了當時社會關於祭祀、天時、年成、征伐、王事、旬夕等多方麵的史實，再現了三千多年前農業、畜牧業生產，天象觀測，以及文字、曆法、醫學等各領域的真實麵貌。
金石檔案是在青銅器（鍾鼎）和石材上麵書史記事的產物。如“大盂鼎銘”（西周初期，貴族盂因受康王賞賜、冊命而銘刻在鼎上的記事文字）（圖），“散氏盤銘”（西周晚期，矢人因戰敗將田地賠償散氏，雙方銘刻在盤上的割地契約），“毛公鼎銘”（周宣王時任命毛公為執政大臣的冊命）等，就是中國奴隸社會遺留下來的金文珍品。秦代的泰山刻石、琅琊刻石（圖）及其以後的大量書史碑刻，也都是重要的曆史文獻。特別是那些鐫刻在青銅器物上“銘功勳、立契約”的各種記事文字，具有很高的史料價值。
簡牘檔案在中國古代有很長的曆史，上自商、周，下至秦、漢，大凡帝王的詔令，朝廷官府的文告、簿冊，以至普通人的書信，都書寫在竹木簡牘上，有許多流傳了下來。“語書”（秦王政二十年即公元前二二七年南郡的郡守騰頒發給本郡各縣的一篇文告），“甘露二年丞相禦史律令”（漢宣帝甘露二年即公元前五十二年以丞相、禦史名義下發地方政府追捕逃犯的通輯令），“永元器物簿”（漢和帝永元年間即公元八十九年至一○五年邊塞屯戍據點的月報表和季報表），以及漢成帝和王莽時的“詔書輯錄”等，都是現存大量簡牘檔案的代表。
紙的發明是中國對世界文明發展的偉大貢獻。紙張應用於書寫後，出現了紙質檔案。西晉文學家陸機，（公元二六一至三○三年）的“平複帖”，是古代名人的書劄墨跡，至今已有一千七百多年，是已發現的曆史最久遠的紙質檔案之一，現珍藏在北京故宮博物院。東晉以後，紙張逐漸代替了簡牘，紙質檔案大量產生，由於曆史上的種種原因，明代以前的曆史檔案遺存下來的數量很少，而且多是斷頁殘篇。
明、清時期的曆史檔案數量浩瀚，是中國現存文化遺產的重要組成部分。僅收藏在中國第一曆史檔案館的明、清王朝的檔案就多達1000餘萬件（冊）。這些檔案，絕大部分是清代形成的，內容包括中央和地方七十多個衙署，涉及政治、經濟、軍事、外交、文化、藝術、天文、地理、民族、外國侵略、農民革命，以至宮廷生活、典章製度等各方麵，其中還有滿族入關前的“滿文老檔”、“滿文木牌”等檔案，堪稱十七至二十世紀初中國曆史的文獻寶藏。所以，著名史學家郭沫若把收藏這些重要檔案的中國第一曆史檔案館譽為“近代史的寶庫”。
此外，收藏在台灣故宮博物院的明、清曆史檔案，收藏在其他各省檔案館的明代遼東都司檔案和清代盛京檔案，四川巴縣的清代地方衙署檔案，西藏地方政府（噶廈）和寺院的政教檔案，以及山東曲阜孔府檔案，太平天國的檔案和沿海各地海關的稅務檔案等等，不僅數量可觀，而且各具特色。特別是某些皇家檔案，更是名目、形式繁多，製成的材料珍貴，書寫、裝潢精美。
中國古代各種檔案隨著曆史的進程相繼產生，檔案管理工作逐漸發展起來，不斷地豐富著曆史檔案寶庫，為繁榮文化學術提供了重要的條件。
二、重視檔案管理的傳統
中國很早就形成了檔案管理製度。《尚書·多士》說：“惟殷先人，有冊有典”。這裏所說的冊與典，就是指保存下來的王朝檔案。古代檔案從何時起開始保存雖不能斷言，但二十世紀初在河南安陽殷墟出土的甲骨檔案表明，至遲在公元前十三世紀殷商武丁時期，王朝的檔案已經是集中保管了，並有了類似“歸檔”的製度和初步的整理。在一九三六年的殷墟考古發掘中，曾經發現一座武丁時期的檔案庫（考古發掘編號為YH127號的坑窖），從中出土了17000多片甲骨檔案。在其它的坑窖中，還發現了殷王在外地活動時形成的“歸檔”的甲骨檔案，有的還有編聯成冊的記號。到西周時期，檔案成份增多，為保證檔案文件的安全，又建立副本多份，分存各處，王朝的重要檔案都要珍藏在宗廟內神聖的檔案庫——天府和特製的金匱中。這時，具有中華民族特色的以“石室金匱”保管檔案的製度已見端倪。
在封建社會，文書檔案工作對維護統治、鞏固政權所起的重要作用一向為統治者所重視，從而促進了曆代王朝文書檔案管理的發展。秦朝對各項律令檔案的管理是很嚴格的。漢朝初年，蕭何率先收集秦代圖籍檔案的故事一向為史家所稱道。漢武帝時的司馬遷，在他撰著的《史記》中，就首先以讚許的筆觸，生動地記述了這一史實。秦漢時期，朝廷的這一工作由丞相、禦史主管，在當時的律令中已有關於文書檔案管理方麵的規定。秦統一六國前製訂的《行書律》就明確規定：“命書”及標明急字的文書應立即傳送，不急的也要當天送完，不準擱壓；不準把火帶進收藏文書檔案的“書府”，並要委派官吏輪番值夜看守。漢承秦製，漢初律令中對從事文書檔案管理吏員的選用，提出了嚴格而具體的要求：必須年在十七歲以上，能背誦大篆九千字，才能擔任經辦文書、掌管檔案的史職工作，至於王朝中央部門的令史，則要通過每年的考試，選拔那些通曉古今文字的最優秀者來擔任。到漢代中、後期，由於王朝各種檔案典籍空前增多，相應的整理、保管製度和副本製度也進一步健全。正是在這些律令、製度的推動下，兩漢時期的文書檔案管理工作，伴隨著當時政治、文化的發展取得了明顯的進步。
在社會經濟、文化和封建律法大發展的唐宋時期，各級官署的檔案大量增多，文書檔案管理工作也更加發展。在此期間，王朝中央製定的關於各項檔案按期、逐級上送、集中收貯的規定，檔案文件三年一鑒定的規定（唐時稱“揀除”，宋時稱“簡檢”），按照檔案的不同價值、確定其不同保管期限的規定，以及檔案的架閣保管和對檔案文件的晾曬、修繕、查閱等一係列的規定，都表明在封建社會中期，文書檔案管理的各項製度已相當完備。這些都是封建統治階級為了維護其利益，對檔案進行嚴密控製和保護所采取的措施。這些措施，促進了封建社會檔案工作的發展。
封建社會晚期的明、清時代，文書檔案管理製度又有新的發展。明朝對國家的重要經濟檔案——賦役黃冊的保管十分重視，除“藏冊有常所，造冊有常時”外，為了利於黃冊的長期保存，朝廷對冊籍的用紙，裝訂、裱糊使用的材料，以及冊籍的寬窄尺寸，貯冊架閣的製造都有嚴格的要求，體現了“預防在先”的保管思想。同時，對庫藏的全部黃冊，還采用了按朝（年）——地區排列、貯藏的管理方法，並有周密的防衛措施，形成了一套較嚴密的管理製度。到了清代，王朝對各官署文書檔案的整理、保管也十分重視。特別是雍正朝以後，在整頓吏治的基礎上，又對各項文書檔案的上繳、彙抄、繕修、保管，以及對文書檔案工作吏員的任用、獎懲等各方麵做出了詳盡的規定，從而使古代的文書檔案管理工作進一步完善。
曆史表明，古代檔案管理的發展，大都是在政治比較穩定、經濟繁榮發展的時代。某些比較有作為的封建統治者，往往對當時的文書檔案管理工作給予更多的關注；符合統治者要求的文書檔案工作，在增進封建行政效能的同時又能取得更快的發展。兩者相輔相成，相互促進，是推動古代文書檔案管理工作發展的重要原因，也是值得借鑒的一項重要曆史經驗。
三、“石室金匱”——古代檔案庫模式
中國古代重視檔案的管理還表現在檔案庫的修造方麵。
在奴隸社會，檔案被看作上帝和祖先意誌的體現，是非常神聖的。據《論語·鄉黨》記載，孔子（孔丘）遇到攜帶版籍（戶籍檔案）的人，都要俯身表示敬意。收藏王朝重要檔案的“天府”、“盟府”是當時最好的建築和神聖的地方，是王朝的國家檔案庫。老子（李聃）就曾擔任過周朝天府的守藏史（也稱柱下史），可以稱為中國曆史上一位古老而著名的檔案主管官員。
在封建政治、經濟發展繁榮的兩漢時代，王朝中央在宮廷內外修造了諸如石渠閣、麒麟閣、天祿閣、蘭台、東觀以及石室、宣明等多處殿閣，用來收貯各種檔案典籍。這些建築，都各有專司。據《三輔黃圖》記載，漢初由蕭何監造於未央宮內的石渠閣（在今西安市西北柯家寨），就是專門用來收藏入關時所得秦代檔案圖籍的。在閣的四周築有石渠，渠中放水以保安全。修造這樣堅固而又有防護設施的庫房來保管檔案，足見漢代統治者對檔案的重視。
隨著社會政治的演化和檔案管理的發展，除官署設有檔案庫之外，收貯戶籍和譜牒的籍庫，收藏僧尼身份證明的度牒庫，保管官吏考績材料的甲庫相繼出現，並在朝廷中設置多處，配備專門職官負責管理。兩宋時期，由於檔案文件逐漸由卷軸式演變為折疊式，王朝中央收貯各級官署政務檔案的架閣庫更為普遍，同時還出現了收貯各衙署曆年陳案的金耀門文書庫。宋仁宗時（公元一○二三至一○五五年），江南西路轉運使周湛，鑒於地方檔案文件的繁多和管理混亂，他在該地架閣庫中還創製了“千丈架閣法”來保管州縣案牘。朝廷將這種方法在全國推廣，從而把中國古代檔案庫的建造和檔案的架閣製度向前推進了一大步。
到了明、清時代，檔案庫的建設比前代又有了新的發展。檔案庫的數量大大增多，全國各地有名稱可考的架閣庫、黃冊庫、案牘庫等約150餘處。從明洪武（公元一三六八年）開始，為了長期收貯全國的賦役黃冊，在都城南京東北側的後湖（今玄武湖）中心島上建造的後湖黃冊庫，就是明代具有國家規模的專門檔案庫。據記載，明太祖朱元璋曾親自參與了庫房建造的籌劃，黃冊庫的庫房都是東西相向，前後有窗，便於晾曬、通風的專門建築，和以往的建築布局迥然不同。隨著黃冊製度的推行和黃冊的日益增多，黃冊庫的規模也越來越大，湖中各島庫房櫛比林立。到萬曆三十年（公元一六○二年）時，計有庫房667間，冊架2660座，收藏黃冊1531458本。正如後湖管冊官一首詩中所形容的那樣：“九洲圖籍歸天府，萬載珍藏亦富哉。”庫中還經常設置有匠役、水夫、抬冊夫、膳夫、醫生以及國子監監生等多達200餘人（最多時達1000多人），各種管理和防衛製度也相當完備，明王朝在南京還特設有“戶科管湖公署”和“戶部管湖公署”負責管理。這樣規模巨大的檔案收藏機構，在中國古代是空前的。
明代中葉，為珍藏實錄、聖訓、玉牒等皇家檔案，於嘉靖十三年（公元一五三四年）修造的禦用庫房——皇史宬更是獨具特色。它是按照中國古代“石室金匱”之製，建造在1.42公尺高石台上的一座宏大的宮殿式建築，四麵漢白玉雕欄環繞，正麵券門五座，左右有窗，整個大殿全部磚石疊砌，連門窗也都是以石材雕琢而成。3.5公尺厚的山牆和6.14公尺厚的簷牆磨磚對縫，頂覆黃琉璃瓦單簷緩坡，無梁無柱，風格獨特。特別是堅厚的牆壁，既可禦防天氣的劇變，而且安全耐久，有利於檔案文件的保管；左右對開的窗戶和半圓形的拱頂，有利於調節殿內的溫度。在殿中特製的石台上，排放著銅皮鎏金的大木櫃，用以存貯皇家檔案。皇史宬充分體現了中國古代以“石室金匱”保管檔案的優良傳統。在明、清兩代的三百多年間，它一直是封建王朝的重要檔案庫房。
明、清時期的某些地方檔案庫在建造上也很講究，象明代嘉靖初年（十六世紀二十年代）修建的太平府架閣庫（在今安徽省當塗縣），就注意到在地麵鋪沙以防鼠患，上麵鋪木板以防潮濕，還注意到多開窗戶以便通風晾曬等等，對檔案的保管十分有利。當然，這隻是就檔案庫房建築的發展而言，絕不是所有的檔案庫都如此。在封建社會裏，由於封建統治階級政治的腐敗和認識上的局限，大量檔案文件遭到損壞是不可避免的。然而，廣大勞動人民和從事檔案保管的人員，通過長期實踐，在庫房的修造、檔案文件的安全保護和裝裱修複等方麵，都積累了豐富的經驗，值得認真發掘和總結。
四、檔案管理與編史修誌
在中國曆史上，檔案管理與編纂史書、誌書一直有著密不可分的聯係。商、周時期的史官，就是兼掌王朝的文書檔案管理職官，最初的檔案就是當時的史官記載，所謂“左史記言，右史記事。事為《春秋》，言為《尚書》”。從這個意義上說，檔案就是史書。春秋末期的孔子，是中國古代著名的利用檔案修輯史書的先驅。相傳他曾刪《詩》、《書》，定《禮》、《樂》，作《春秋》，終生大多從事文化典籍的收集、整理和教育工作。孔子說他自己“述而不作，信而好古”，他的所“述”、所“信”，實際上都是對官府檔案文件的修輯和編纂。清代史學家章學誠也認為：“《六經》皆史也”，“《六經》皆先王之政典也”。這裏所說的“先王之政典”也就是依據的先朝檔案。
統一的封建中央集權國家建立之後，國家政務紛繁，文書檔案增多，史籍編修也進一步發展。《史記》和《漢書》就是中國封建社會早期產生的兩部曆史巨著，尤其是《漢書》，以翔實的材料記述了漢代的曆史。司馬遷和班固之所以能撰述當代史，其條件固然是多方麵的，從史料來源方麵看，就是他們熟悉檔案，並大量地利用了檔案。當司馬遷繼承父業任太史令時，漢王朝收集的各種檔案典籍已十分豐富，他借助於職務之便，對王朝“石室金匱”中收藏的大量檔案典籍，進行了編錄、整理，並在此基礎上，審慎取舍，精心創作，終成信史。東漢時班固等人撰修的《漢書》，也是在他們去到王朝收藏典籍最富的蘭台、東觀之後，在廣泛利用官府檔案的基礎上完成的。至於東漢時期的官修史書《東觀漢記》，則是更大規模地利用王朝各種檔案典籍的成果。
從隋、唐開始，各朝對國史的編修更為重視，官府設有專門的修史機構——史館或國史院，修史成為朝廷的一項重要事業，由宰相負責監修。同時，積累和征集各項檔案史料的製度更加完備，除了記載皇帝言行和軍國政要的《起居注》等記注材料進一步發展外，為了修史的需要，唐王朝還特意頒發了《諸司應送史館事例》，製訂了一整套征集檔案史料的製度，其辦法規定之詳和征集範圍之廣都超過前代。史館還設有專門官吏負責整理、編錄，以備史官修史時采用。到明、清時代，利用檔案編修國史的製度更為繁密發達，每屆纂修《實錄》、《國史》，都要由皇帝親自任命總裁、副總裁、編修等官員，並由禮部詔令中央和地方各官署報送前朝史跡，同時派遣專官，廣為收集各項章疏奏牘，以及田地稅糧、星變地震、文武會試、抄存邸報等材料；然後彙送史館，史館再分門編輯，最後由總裁、副總裁修定成書。曆史表明，具有重要資政性質的封建史書，主要是依據體現統治階級意誌的各項官府檔案編修成的。至於地方誌書的修輯，也無一不是依據地方的令史案牘。清代史學家章學誠曾經指出：檔案（簡牘）是方誌之骨。他還曾提出州縣設立“誌科”、積累檔案史料的主張。這都說明了檔案對於編修誌書的重要作用。