一、文字處理
文字處理曆來是辦公室的主要工作之一。辦公室的工作人員往往依靠筆和紙來完成文字處理的工作，要寫出一份完善的文字材料，一般須經過反複修改、謄寫，方能完成，費力、費時，影響工作效率。微型機的出現，使文字處理工作有了根本性的改觀，極大地提高了文字處理工作的效率，開始了電子文字處理的新時代。
中國的文字處理對象主要是漢字，它無法像英文字母那樣刻在鍵盤上，直觀地輸入、所以，我國辦公自動化中的文字處理，就必須解決計算機處理漢字及漢字輸入的問題。有關漢字輸入技術，本書中有專門章節敘述，這裏就不再詳述。
用計算機處理文字需要使用文字處理程序，即所謂“編輯軟件”，如：HW、XE、WORDSTAR等軟件，就屬於文字處理軟件。
現在，辦公室的工作人員如要完成一份文字材料的編寫，隻需坐在計算機旁邊，便可通過鍵盤進行操作，並可立即改正錯字，對文章的段落進行刪除、插入及前後位置的調整等，直到文章語言流暢、內容完整、邏輯通順，感到滿意了為止。利用計算機的文字處理係統，能夠容易地處理各類文稿，其事半功倍的效果是不言而喻的。但是，由於漢字的結構比英文字母複雜得多，其輸入方式相對也要麻煩一些，因此，辦公室的工作人員要克服隻靠手工處理漢字信息的習慣及改變工作方式時的畏難情緒，積極學習新技術，充分利用辦公自動化的各類設備，以推動辦公自動化的進展步伐。
二、報表處理
在日常辦公事務中，除了文字處理外，還要經常編製各類報表。這些表格的形式常因用途不同而各有差異，但其結構和處理過程卻有許多共同的特點。這就為計算機處理表格提供了可能。
手工製表的過程大致是：先根據需要對表格進行設計，再將表格中所需的文字和數據分別填入相應的項目中，最後根據要求對表格中的數據進行計算，並填入計算結果。這一過程相當繁瑣，且易出錯，一張表格往往要經過幾次反複才能完成。利用計算機製表，就有很大的優越性，計算機的製表軟件可以方便、迅速地完成對表格的處理，使辦公室工作人員從大量的製表工作中解脫出來。
常見的表格處理軟件有：OFFICE、LOTUS1－2－3等。通過表格處理軟件，辦公室的工作人員可以直接在計算機屏幕上完成表格的設計、處理和製作等全部操作，並可對表格進行修改。計算機還可以對表格中的數據進行計算，將結果填入相應的格子中，其速度及正確性是手工製表所無法比擬的。辦公室工作人員應掌握表格處理軟件的使用方法，這對於提高工作效率是非常有用的。
三、數據庫
人們在工作和日常生活中，經常要接觸很多數據，可以說幾乎沒有一個辦公室能夠不和數據打交道。所以，保存、管理和處理必要的數據是每一個辦公室必不可少的工作。要高速度、高效率地管理日益增長和繁雜的數據，用傳統的方法是很困難的，甚至是不可能的。但在辦公自動化係統中，數據庫能方便地解決這些問題。
數據庫（DB－dataBaSe）是計算機軟件的一個重要分支。它並不是一些數據的簡單的堆集，而是指相互關聯的數據及用於管理這些數據的多種手段共同構成的一個完整的係統。作為一種先進技術，用數據庫管理數據有以下幾個特點：
①在多個事務和應用領域中，把那些即不重複而又有關聯的數據，構成數據集合存儲在磁盤、磁帶等外部存貯介質上；
②數據是有組織的、結構化的；
③數據的存貯獨立於使用它的應用程序，即數據具有獨立性；
④數據是綜合的、通用的，可供許多單位和部門使用，即數據具有共享性；
⑤數據是集中管理和維護的，即可以對數據進行輸入、更新、刪除、檢索等操作，數據處理的方法必須是一致的。這個管理和維護的手段叫做數據庫管理係統（DBMS）。
也就是說，數據庫中的數據具有組織性、獨立性、共享性及可維護性。我們可以把數據庫與圖書館加以類比，圖書館是存儲並負責管理圖書的部門，數據庫則是存儲數據並負責管理數據的機構。正像圖書館不等於書庫一樣，也不能把數據庫僅理解為數據的集合。
數據庫按組織形式可分為層次型、網狀型和關係型。目前在微型機上常用的數據庫dBASEⅡ、Ⅲ即為關係型數據庫。在數據庫裏，數據不是隨便存放的，有其一定的結構。一個數據庫往往有三級結構：物理數據庫、概念數據庫、用戶數據庫，對於一個數據庫係統來說，實際存在的隻是物理數據庫，概念數據庫是對物理數據庫的一種抽象的邏輯描述，而用戶數據庫則是用戶與數據庫的接口。作為計算機領域裏的應用技術，數據庫可以服務於人類社會的各行各業，辦公自動化為數據庫提供了廣闊的應用天地。
N種常用軟件介紹
一、字處理軟件HW
HW軟件取名於HANＺI WRITER的字頭，是由電子工業部計算機工業管理局微型計算機開發中心自行設計的一個漢字字處理軟件。它吸取了許多國內外成功的字處理軟件的精華，能處理漢字，也能處理英文，可用來方便地編輯、修改、打印各種中文、英文或中、英文混合的文章、信件、公文等，還可以編製表格、計算機語言源程序及數據文件。
HW的主要功能特點有：
①簡便易學。為用戶提供各種指導性的提示信息，並全部用中文提示在屏幕底部。
②所有編輯操作（光標移動、文字插入、修改、刪除等）均以一個完整的漢字或英文字符為最小處理單位。
③全屏幕編輯功能和水平移動屏幕功能。即光標可在屏幕上任意移動，當文章的一行長度超過屏幕寬度時，可自動在水平方向左、右移動文章。
④文字塊操作。可對文章中的大段文字進行插入、刪除、移動、複製等。
⑤製表功能。可用移動的光標畫出各種表格框線，並可在表格中填寫、修改文字內容。
⑥短語功能。用戶可根據自己的需要建立、修改常用短語文件，以簡單的短語代碼調用。
⑦靈活多樣的打印格式控製。如分頁打印、折頁打印等。
⑧可打印四種字體（印刷體、宋體、楷體、黑體）和四種點陣（16點陣、24點陣、32點陣、48點陣）。
二、高級通用漢字自動製表軟件OFFICE
OFFICE軟件是空軍航空工程部外場部開發的優秀的電子報表軟件。該軟件在長城0520－CH、IBM－PC/XT及其兼容機上首次實現了表格線的自動生成，解決了用計算機自動編製報表的問題。
OFFICE不需專門編程，用戶隻須按要求輸入一些簡單的命令，即可得到一張滿意的電子表格，其操作簡便、靈活，易學易掌握。它的主要功能特點如下：
①表格自動生成，表格線不占字符位置，且表格能以實線打印；
②強大的三維數據處理能力；
③具有雙工作區，可同時對兩個表格進行操作；
④有完備的檢索、分類、排序、合計功能；
⑤具有豐富的函數運算；
⑥能與dBASEⅡ、Ⅲ等高級語言方便地交換數據；
⑦可製作橫向棒狀圖；
⑧可對已製成的表格進行剪接。
（3）“新時代”文書處理係統
新時代文書處理係統是由國防科委研製、北京文獻服務處推行的用於IBM－PC/XT、AT及其兼容機的字處理軟件。它的功能較強，通常與“新時代”漢卡配套使用。它把符合中文習慣的字處理、符合中央行文標準的高級打印、輔助用戶快速輸入漢字的字詞管理等三個係統合為一體，通過人機對話的方式引導用戶操作。
新時代字處理係統是以段為基礎的全屏幕漢字編輯係統，一切增、刪、改都在段的範圍內進行。新時代高級打印係統具有較高的智能，其主要的功能特點如下：
①有四種字體的高級字模；
②係統隱含的打印係數按照中央國務院規定的公文標準設定；
③可臨時在屏幕上選定字間隙、行字數及頁行數；
④可在同行內進行多種字體的混合打印；
⑤可對獨立的或夾在文章中的表格進行高級打印；
⑥可根據需要打印下劃線等。
三、財務係統軟件－－恒泰財務係統
恒泰通用財務核算係統（國內版、外資版）是分別根據一九九二年七月實施的外資企業會計製度和一九九三年七月實施的國內企業會計製度開發的。本係統在國家財政部、國家稅務總局、北京市財政局、外商投資服務中心，北京外資企業會計師協會指導下開發研製的。恒泰通用財務核算係統（國內版、外資版）包括：恒泰通用帳務核算係統、恒泰通用報表管理係統、恒泰通用工資核算係統、恒泰通用固定資產核算係統、恒泰通用商品經銷核算係統、恒通通用稅務核算係統等六個子係統。本係統在會計使用的同時也可以提供中西文對照提示說明，全屏幕顯示各種帳簿、憑證信息；以多級菜單管理係統，具有信息量大，清晰直觀；恒泰通用財務核算係統具有良好的冗錯功能，對用戶的誤操作都給出提示說明信息；因此恒泰通用財務核算係統既是會計進行財務核算的好幫手，也是學習財務製度和稅收製度的工具書。
(一)恒泰通用帳務核算係統（國內版、外資版）
以人民幣作為本位幣，獨創性地集單一人民幣幣製核算方式與多種外幣幣製核算方式於一體，可以隨時按普通方式或外幣方式顯示、打印帳表。
係統包括以下功能：
1係統管理：管理係統的總體信息。
★外幣彙率管理，建立各種外幣相對於人民幣的彙率對照表。
★詞組管理：對摘要內容詞組進行編碼管理，在憑證錄入時以摘要碼聯想摘要內容。
★係統人員管理：不同人員按不同權限使用本係統，本模塊對係統的使用人員進行登記，建立使用口令，規定使用權限。
使用權限包括：憑單錄入權、憑單審核權、打印權、結帳權、對帳權、科目維護權。
★帳戶科目管理：可以根據使用人員的需要設定帳戶科目，科目代碼允許四級：一級：4位；二、三、四級：各2位，科目名稱中英文兼有，係統自動實現科目餘額逐級彙總並判平。
★係統初始化：初次使用係統請首先設定係統的工作方式，包括：設定打印機類型；設定係統憑證流水號種類（係統支持多種流水憑證）。
2憑證管理：可以按照多種幣製核算方式處理憑單，包括如下功能：
★憑證錄入：錄入憑證內容，係統提供科目代碼和摘要代碼的詞組聯想功能。
★憑證查看：查閱本月已入帳，未入帳及以前各月的憑單。可以按照日期、用戶碼、摘要內容進行查詢。
★憑證修改：對已錄入、未審核的憑證進行修改。
★憑證審核：對已錄入的憑證進行審核。
★憑證入帳：對已審核通過的憑證進行登帳。
★憑證打印：按外幣格式或普通格式打印本月未入帳憑證，本月已入帳憑證，以前各月憑證。
★憑證轉帳：係統按月處理有關憑證轉帳業務。
★憑證彙總：彙總本月憑證綜合情況。
★說明：中英文對照說明憑證處理業務。
3月底結帳轉帳：總帳科目的試算平衡，包括功能如下：
★功能說明：中英文對照說明月底結帳轉帳業務。
★全科顯示：顯示全體科目的借貸發生額累計數及餘額。
★已結顯示：顯示已結科目的借貸發生額累計數及餘額。
★未結顯示：顯示未結科目的借貸發生額累計數及餘額。
★年表顯示：顯示年度資產、負債、損益等累計發生額及餘額。
★月表顯示：顯示月度資產、負債、損益等累計發生額及餘額。
★單科結算：對確定科目進行月度結算。
★全科結算：對全體科目進行月度結算。
★轉下月帳：對結算科目轉下月帳。
★打印輸出：打印輸出試算平衡表。
4銀行對帳：處理銀行對帳業務。
★輸入或修改銀行對帳單。
★對銀行帳。
★顯示銀行對帳調節表。
★顯示已達帳信息。
★未達帳初始化。
★顯示對帳信息。
★顯示企業未達帳。
★顯示銀行未達帳。
5查帳與彙總：
按科目查詢：總帳、明細帳、特殊帳戶。
按日期、憑證號、單位代碼及任意方式彙總帳麵餘額。
6打印帳簿：
包括：打印打印總帳、三欄明細帳、多欄明細帳、現金日記帳、銀行日記帳、現金日報、銀行日報。
多方位的打印模式：全體科目打印，特定科目打印，已結科目打印，未結科目打印有發生額科目打印，無發生額科目打印。
多種輸出打印格式：單份打印，多份打印，連續打印，分頁打印等。
(二)恒泰通用財務報表管理係統（國內版、外資版）
根據新會計製度的規定，適應目前的會計報表格式、宏觀經濟的管理，單位內部管理經常變化的使用環境要求。恒泰財務報表管理係統建立在可自定義報表格式的數據結構和一組充分滿足新會計製度核算要求的報表核算公式的基礎上，全係統包括以下功能：
1目錄管理：每一張報表都需在係統中登記注冊，以便使用者可以方便地填製、核算、查閱係統中的每一張報表，不再使用的報表可以及時地刪除，需存檔的報表經軟盤備份後可以永久保存。
2報表的繪製：由於報表格式經常變化，本係統可以提供報表的自定義功能，用戶定義報表格式，係統生成財務報表。
3報表核算：通過一組報表核算公式，完成采集財務數據報表核算的功能。
4報表彙總：可以將報表按時間、部門、單位進行彙總。
5報表查詢：綜合查詢每一張報表的數據內容。
6打印輸出：通過打印機打印輸出報表。
(三)恒泰通用工資核算係統（國內版、外資版）
采用了樹狀結構的分部門工資管理方式，不但可以對個人工資進行明細管理，還可對單位內部各部門之間及部門內部的工資進行多級管理，具體功能如下：
1工資核算：工資核算包括計算個人工資，部門工資數據彙總和分款單計算三項內容。
2工資數據查詢：是係統中用於查詢工資數據的功能模塊，並可顯示係統中的全部工資數據，包括，工資明細表、工資彙總表、個人工資單、工資分款單。
3打印輸出：是打印工資表格的功能模塊，它包括：打印工資條、工資明細表、工資彙總表、工資分款單、以及轉帳憑證等五項功能。
4帳務處理：包括憑證生成和數據備份功能。根據會計分錄設定確定的憑證格式生成工資係統的記帳憑證作為登記帳務係統中有關帳簿的數據。並可將工資係統的核算數據備份至軟盤或硬盤，永久保存。
在工資核算係統中，計算數據不必手工逐一計算，隻需在係統中設定計算公式由係統自動計算並將結果填入工資表中，公式設定就是在工資核算係統中建立每一類計算數據的計算公式。由於使用者設定工資核算公式，使得工資核算的通用性大大加強。
(四)恒泰通用固定資產核算係統（國內版、外資版）
1以固定資產卡片的形式管理固定資產，可以綜合查詢。按月計提固定資產的折舊，並可隨時處理固定資產的增、減、變動業務。
2係統設有帳務處理功能，無需人工編製憑單而由係統自動生成憑證並向帳務係統轉帳。
3打印輸出固定資產卡片，計提折舊彙總表，固定資產增減變動表，固定資產台帳。
(五)恒泰商品經銷核算係統（國內版、外資版）
對企業的進、銷、存業務進行一體化管理的係統。本係統按照企業經營的工作特點，界麵友好采用國際最流行的下拉式菜單、彈出式窗口，界麵清晰舒適、顯式內容豐富，直觀性強、操作簡單、安全可靠。查詢、彙總、計算快速簡捷、一目了然。由經理設定係統人員的上機權限，由操作人員自己定義自己的口令密碼，有效地非法使用和越權使用係統采用嚴格的輸入檢查（有效性、平衡性），防止誤操作和非法數據錄入。係統備份保證了數據不會丟失，係統發生故障後，可迅速恢複運行。恒泰商品經銷核算係統包括功能如下：
★直接采購：填寫直接采購商品的進貨單，恒泰商品經銷係統自動生成入庫單。
★合同購貨：填寫采購商品的購貨合同，本係統自動生成入庫單。
★入庫單查詢：查詢入庫單。
★入庫單審核：審核入庫單。
★入庫單登帳：對入庫單進行登帳處理。
★己方退貨：填寫直接采購商品的退貨單，本係統自動生成出庫單。
2恒泰商品經銷係統的售貨管理：商品的銷售管理與核算。
★門市銷售：填寫門市銷售商品的售貨單，本係統自動生成出庫單。
★合同售貨：填寫銷售商品的售貨合同，本係統自動生成出庫單。
★電話訂貨：建立及查詢檢索電話訂貨業務檔案。
★出庫單查詢：查詢出庫單。
★出庫單審核：審核出庫單。
★出庫單登帳：對出庫單進行登帳處理。
★客方退貨：填寫銷售商品的退貨單，本係統可以自動生成入庫單。
3、恒泰商品經銷係統庫存管理：商品的庫存管理與核算。
★庫存數據查詢：查詢庫存數據。
1．分款查詢：分款項查詢庫存數據。
2．全庫查詢：全庫範圍查詢庫存數據。
★庫存數據維護：維護庫存數據。
1．分款維護：分款項維護庫存數據。
2．全庫維護：全庫範圍維護庫存數據。
★庫存數據統計：統計經銷，代銷商品金額及數量。
★庫存數據報警：商品積壓和缺貨報警。
1．缺貨報警：商品缺貨報警。
2．積壓報警：商品積壓報警。
★庫存盤點處理：庫存盤點業務處理。
1．盤點庫存：庫存盤點。
2．庫存訂正：修改庫存。
3．庫存統計：統計盤點數據。
★商品報價管理：商品報價核定與查詢。
1．商品報價核定：核定商品報價。
2．商品報價查詢：查詢商品報價。
4、恒泰商品經銷係統的客戶管理：客戶檔案建立及查詢檢索。
★應收款戶管理：
1．應收款戶查詢：查詢應收款戶。
2．收款單填製：填製收款單。
3．收款單審核：審核收款單。
4．收款單登帳：登帳收款單。
5．打印款戶清單：打印應收款戶清單。
★應付款戶管理：
1．應付款戶查詢：查詢應付款戶。
2．付款單填製：填製付款單。
3．付款單審核：審核付款單。
4．付款單登帳：登帳付款單。
5．打印款戶清單：打印應付款戶清單。
★代銷客戶檔案：建立及查詢檢索代銷客戶檔案。
★進貨客戶檔案：建立及查詢檢索進貨客戶檔案。
★出貨客戶檔案：建立及查詢檢索出貨客戶檔案。
5、恒泰商品經銷係統經營分析：銷售狀況查詢及預測分析。
★銷售情況彙總：銷售情況查詢。
★銷售日報表：銷售日報表查詢。
★銷售月報表：銷售月報表查詢。
★銷售期間報表：銷售期間報表。
★銷售利潤預測：預測銷售利潤。
6、恒泰商品經銷係統係統管理：係統工作環境設置及管理。
★零件字典管理：建立及查詢檢索零件字典。
★係統數據管理：係統數據在軟盤及硬盤間的轉換。
1．數據備份：係統數據從硬盤備份到軟盤。
2．數據恢複：係統數據從軟盤恢複到硬盤。
★打印機設置：設置打印機參數。
★係統人員管理：設置用戶的使用權限。
★係統初始化：初次使用係統生成係統數據文件。
(六)恒泰稅務核算係統（國內版、外資版）
本係統配合恒泰財務核算係統，生成審核各種計稅帳表。
1總帳審核功能：對財務總分類帳的綜合查閱與審核，可將涉及計稅的帳目直接計入稅表中。
2明細審核功能：對財務明細帳的綜合查閱與審核，可將涉及計稅的帳目直接計入稅表中。
3憑證審核：對帳務係統憑證分錄綜合查閱與審核，可將涉及計稅的憑證直接計入稅表中。
4稅表管理功能：綜合管理＜＜企業所得稅核實結算表＞＞等23張稅表，供查詢、打印並計算。
5使用權限的功能：對使用本係統的人員進行登記並規定使用權限。