3.電話應簡單扼要。
電話不是某人的專用物，不宜占用過長的時間。盡量長話短說，因為不知道何時其他的電話會再進來。為了縮短時間，打電話之前，最好事先寫好備忘錄。
一般人都以為聽電話的人才需要做備忘錄，從來沒聽說過打電話的人也要做備忘錄。而且也很少人這麼做。為什麼打電話之前要寫備忘錄？因為把想要告知對方的內容分類寫好的話，在電話中僅需：“報告的事情有三項，第一……，第二……，第三……”對方聽了，也會很清楚。相反地，如果事先沒有寫好備忘錄，臨時忘了這一項或是漏了那一項，不但交待不清，還會讓對方多花了不必要的腦筋和時間。
此外，對於談話的經過，除了可以準確的記錄之外，重要的資料，如電話號碼、年度營業額等，事先如果詳細整理的話，電話中不但可以隨時告知對方，也可以節省很多的談話時間。
4.回應是為了確定了解談話的內容。
交談中，回應是很重要的。因為電話中看不到對方的表情和一些微妙的情緒反應，所以會擔心對方有沒有在聽。不要覺得麻煩，在對方講到一個段落時，應當適當地回話，例如：“是”、“好的”、“我知道了”、“就這麼辦”等。如果默不做聲，會讓對方懷疑你把電話放在一邊。
彼此之間所要傳達的信息告一段落之後，雙方都須再度確認。這一部分，我們稱之為二度確認。
經常碰到的情況例如：“剛才和你提過的東西，先送七箱過來。”“好的，四箱。”“對，謝謝你了。”“好，知道了，馬上送去。”發生如此的錯誤，如果運用二次確認的話，即可避免類似的錯誤發生：“7箱，42個。”“42個？7箱嗎？好的，知道了。”
對於音量太小而聽不清楚對方談話的內容時，更需要再確認一下。
首先，讓我們來看一個錯誤的範例。“什麼？大聲一點！”這種說法，是相當沒有禮貌的。如果是：“抱歉，因為周圍很吵聽不清楚，能不能再說一遍？”這種說法，對方一定可以接受的。
如果漏掉了某一部分，隻要重複一遍對方的話即可。例如：“對不起，剛才是說……？”如此，不但可以減少產生誤會的機率，對方還以為是要做確認的工作。
日期和時間，也需要二次確認。確認的時候不是說“下個月十八號”，而是“下個月，十月十八號，星期三”。時間也是一樣，不是說“明天八點”，而是“明天晚上八點”。人名、地名亦是如此，有時因為口音的關係而寫錯字，導致對方在收到信件或書報、刊物時，造成不愉快。地名方麵，有時也會發生與自己所想的字完全不同的情形，所以必須要在事前多做確認。“王先生的大名是不是秦漢的‘漢’生活的‘生’？”“不，是翰林的‘翰’，旭日東升的‘升’。”清楚地向對方詢問，不但不會寫錯人家的姓名，同時也讓對方認為他受到了重視。
詢問地名，有時也是一件不容易的事，所以必須問清楚之後再下筆。例如：“草屯鎮‘道鄉’路？道是不是道路的‘道’，而鄉是不是鄉村的‘鄉’？”“不，稻是稻禾的‘稻’，香是香水的‘香’。”“哦！知道了，原來如此。”在教人走路時，哪裏該轉彎或是該怎麼樣，因為自己平時經常在這個範圍內活動，覺得很自在，別人就不是這樣了。所以，稍微漏掉了一個細節，對方可能就無法到達目的地。而不知道路該怎麼走的人，也應在不惹火對方的情況下，盡量問清楚才是。
處於傳送訊息狀態的電話，我們稱為通話；而當通話途中，傳入了第三者的聲音時，則稱之為私語。
例如：“張先生嗎？請稍等，我幫你轉給A先生。”“A先生，張先生的電話。”此時，A先生如果大意，不管對方是否聽得到自己的嗓門，就說：“傷腦筋，你跟他說我不在。”這種話若被對方聽到了，一定會很生氣。
要說出對方公司的全名。平常我們稱呼別人時，都會在名字後麵加上先生或小姐作為尊稱。但對方如果是公司時，就常常省略不稱呼全稱而造成對方的不愉快。因此，無論對方是人或是公司，我們都應稟持尊敬的態度稱呼他。不嫌麻煩地把對方公司的全名都說出來，才不至於讓對方認為我們沒有禮貌。