（1）數據庫是一個實體，它是一個“倉庫”，能夠對數據進行合理的保管，用戶把要管理的事務數據存放在該“倉庫”中，於是數據庫的概念便由“數據”和“庫”兩個概念結合而成。
（2）數據庫是實現數據管理的一種新方法和新技術，它在組織數據方麵更有效、在維護數據方麵更方便、在控製數據方麵更嚴密、在利用數據方麵更有效。在檔案信息化建設中，規範數據庫管理係統的建立是其技術支撐。建設與開發數據庫在中國檔案信息數字化係統由文件處理向著數字管理係統方向發展的過渡階段中發揮著重要作用。數據庫係統的幵發和建設是檔案信息管理工作的核心和基礎。數據庫的建立是一個長期積累的過程，也是一項長期的任務，是需要經曆從低到高、從單個到群體的一個緩慢過程。在數據庫的建設過程中，檔案業務人員與電腦技術人員需要相互配合，根據實際情況，實現數據庫的靈活性，並依據對數據庫的利用頻率和使用效率來考核數據庫是否具有“活性”，使單一庫向著係統庫的方向不斷發展。
管理檔案數據庫過程中使用計算機軟件管理係統，能確保檢索的迅速性、查找的方便性、存儲量的最大化並能降低成本、確保保密性和可靠性得到更好的保障。這些優點能夠使得企業的管理效率得到極大的提高，也是企業實現科學化和正規化管理，實現與先進管理接軌的重要先決條件。所以在管理檔案數據中使用先進的管理係統勢在必行。根據我國在檔案信息化建設中的一些規範與規定，能夠支持實時瀏覽、進行網絡檢索並能適應多種文件的存儲格式等是檔案管理軟件應該具備的功能。根據對文檔一體化的要求，要做到前端控製和全程管理並能夠對電子文件流動過程實施監控。確保本企業的各類電子檔案在在檔案部門的監管下得到收集、整合、控製和傳遞。
四、結論
檔案資源的信息化、數字化、網絡化課題己被檔案界提上日程，加大了對檔案信息化建設的關注和重視。而信息化建設是一項係統工程，需要極大人財物的投入，要穩紮穩打，任重而道遠。我國的檔案信息化建設已經有一段時間了，而企業檔案信息化建設更是企業管理的一個創新，是企業信息化的一個重要組成部分，企業的檔案信息化的推進也是難上加難，問題重重，仍然存在很多問題難點，需要得到更大重視，因此研究企業檔案信息化建設意義重大。
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