房地產企業檔案管理係統需求分析
管理縱橫
作者：楊柳
【摘要】房地產做為新興的支柱產業，隨著改革開放的深入發展，目前呈方興未艾之勢。龐大的企業需要井井有條的管理，因此房地產企業的檔案管理也越發的重要。通過對房地產企業檔案係統設計與研究，以期闡述檔案管理係統是如何對房地產檔案實現電子化管理。
【關鍵詞】房地產檔案 管理 歸檔
一、目的
隨著社會的進步，信息技術已經越來越深入的滲透到人們工作、生活的各個方麵，並使之產生了深刻的變革。目前，加快信息化建設已經成為企業提高工作效率、改善工作環境的最強有力的手段之一。檔案計算機管理是現代化檔案管理的重要組成部分，鑒於房地產企業管理文檔、項目合同、照片、聲像、實物等各類不同形式的文件、載體，繁多複雜，故需建立完善的檔案管理係統用於檔案的管理，實現檔案管理的信息化、智能化。
二、功能性需求
（一）係統管理
該模塊主要實現對公司組織結構、檔案管理係統用戶、用戶權限的管理。
（二）管理檔案
GL：管理類檔案。2005：年度；根據文件形成的年度，全部用阿拉伯數字書寫方式。JB：機構（部門）類別：總經理辦公室的歸檔材料。PF：批複文件。四級及以下的檔案類別，立檔機構可根據文件標題或內容自行確定漢語拚音縮寫，但一般不超過2個字母。001：檔（件）號，即卷內順序號（下同）。
（三）項目建設檔案
項目建設完成後，以最終確定的項目名稱最具名稱代表性的兩個字的漢語拚音縮寫為該項目歸檔材料的一級類目。
XM：項目檔案。JL：項目類別：金嶺世紀花苑。2005：年度，歸檔材料形成的年度。GC：屬類，機構類別：工程部。JS：小類，內容類別：結算材料。
（四）照片檔案
ZP：照片檔案。2010：年度。001：檔（件）號。
（五）聲像檔案
SX：聲像檔案。1：載體代號：錄像；錄音。2009：年度。001：檔（件）號。
（六）實物檔案
SW：實物檔案。種類：證書；獎狀；錦旗；獎杯；獎牌；廢止的各種印章；其它。2011：年度。001：檔（件）號。
（七）係統管理
組織機構：按照現有公司組織機構設置；用戶管理：包括用戶登錄名、密碼、職位、聯係方式等；用戶權限：根據登錄用戶名及所屬部門嚴格劃分係統模塊權限。
三、產品的非功能性需求
（一）用戶界麵需求
（二）軟硬件環境需求
（三）產品質量需求
參考文獻：
[1]郭樹銀.歸檔文件整理工作指南[M].北京：中國大百科全書出版社，2001.