檔案信息資源的利用與研究
學術展台
作者：李濤
摘要：在知識經濟時代，檔案工作要從主要提供整序後的初級檔案，轉為經過深加工、高價值的檔案信息產品。從我國目前的情況看來，現狀就是很低的檔案利用率。我們的檔案部門應把信息，加以收集、整理和集中，因為信息是檔案的核心，這樣才能使檔案信息的資源利用率大大提高。本篇文章就信息檔案的目前狀況和今後的發展方向，進行了細微的描述。在後半段，檔案信息數字化在檔案信息資源開發中的問題是我們討論的主體。
關鍵詞：信息檔案開發及利用數據庫數字化
檔案作為現代社會的一種信息資源，是我們擁有的一筆巨大的資源財富。開發和利用檔案信息資源，給我們帶來碩大的社會效益和經濟效益，這是我們目前的急迫需求。如何將檔案信息轉變為社會財富，這是我們需要考慮的，一旦我們達成這個目標，也就完成了我們的終極目的。我們隻有科學合理的開發並利用這種資源，把它轉化為我們需要的生產力，挖掘其潛力，滿足我們的需求。
1.檔案信息的涵義及其開發條件
內容，還有內容表達的文字，甚至是圖像等等都包括在所謂意義上的檔案信息。這主要包含三個層次：一是指檔案的內容信息，二是指檔案表達的形式信息；三是指其本身的詳細信息內容。檔案的收集使我們工作的第一步，首先需要完成的，我們的開發條件也是這個。檔案信息內容的來源，來自於檔案的收集，我們不僅收集信息需要專門的人員，收集來的信息更需要專門人員來進行整理。檔案檢索工具是我們的首要任務，越細致的索引，就可以給利用者提供更廣泛，更深層次的了解檔案的信息內容的需要滿足，從而利用者的不同需要。
2.檔案信息發展麵臨的安全隱患和所需技術問題
主要的隱患表現在以下的幾個方麵：一是檔案館網絡以及配套的硬件設施、軟件等等工作配置的不完善；二是數據庫管理軟件卻還沒有升級，由於檔案數據的增加，係統與數據的安全也存在很大隱患；三是目前網站上發布的檔案信息量的極具增加，網頁瀏覽速度變慢、有時還會出錯，都會直接影響檔案信息網站的服務質量與形象。
3.當前檔案開發存在的問題
目前來看，檔案的信息共享還是一個重大問題。由於我國的檔案信息網絡，還處在初期階段，所以無論是公司內部還是與外部，甚至是跨行業的交流都還辦不到，導致我們的檔案信息無法進行正常的交流，從而影響了我們的工作。數據庫的建立一直是我們最先完成的工作，因為這是最基礎的部分。怎樣充分發揮現代設備、現代技術的優勢，使數據庫在資源開發利用中發揮更大的作用，這是我們檔案界同仁目前迫切需要研究的問題。
4.開發利用的新途徑
我們需要的信息都是來自檔案資源的，所以檔案資源就必須要求很豐富。所以檔案部門的檔案收集就顯得尤為重要，檔案部門一定要把檔案的收集放在工作中的重中之重，如果連檔案的資源都不是很豐富，其他一切都是泡沫。我們現在可以通過光學技術，使信息儲存量極大增加，這就有助於我們檔案資源方麵的資源儲存。
4.1建立檔案目錄中心
資源的分類很多，如果不進行分類整理的話，利用者在查找資源的時候就會非常的麻煩，不利於信息間的交流。建立檔案信息目錄中心，是有效開發利用檔案信息資源的重要條件。
4.2提高人員素質
我們開發工作的質量取決於什麼，幾乎完全取決於我們工作人員的業務能力和知識水平，所以提高開發人員的素質也是迫在眉睫、重中之重。而我國目前的情況是，絕大多數的工作人員的素質都不高。所以提高檔案人員的知識文化道德水平，是增強工作能力的關鍵。
4.3激勵機製的建立
我們的檔案資源工作可以說是一項很難的工作，而且枯燥，這會使人很容易產生乏味和疲倦感。所以，我們要在其有工作成果的時候進行獎勵，獎懲製度尤為重要。