3、我國檔案數字化建設的現狀與發展方向
3.1檔案數字化建設的現狀
當今，我國的地方各級檔案部門已經應用信息技術將曆史檔案進行數字化處理，建立了全文數據庫以提高檔案管理的現代化水平。至今，檔案數字化工作處於剛剛起步的階段，數字化建設行業的研究也才剛剛開始。由於辦公自動化和網絡信息化等技術的應用，在很多發展水平較高的沿海地區如上海、浙江等的地方政府都加快了檔案管理。目前，我國很多省市都提出了規劃建設數字檔案館，深圳數字檔案館已在第二期工程的建設之中，青島市已成為了試點城市之一，上海、浙江等地區也計劃開展數字檔案館的建設。
3.2檔案數字化建設的發展方向與趨勢
由於檔案部門獨立完成數字化工作的效率較低，因此部分檔案館設想與社會的力量結合起來實行數字化業務外包。這樣可以節省時間和人力，還能保證檔案的品質與效果。目前，檔案數字化的業務外包還處於探索的階段，但已成為了檔案數字化建設的發展方向和趨勢。
3.2.1檔案數字化業務外包的內容
數字化業務外包是檔案數字化行業的一種新型的管理方式。其內容包括建立可靠數據庫、對檔案資源進行整理，建設檔案信息網站並加以維護，設計檔案管理軟件並開發等內容。充分利用最好的專業化的資源，減少實際成本、增加實際收入、提高自我競爭意識。
3.2.2實施檔案數字化外包的策略
（1）先選擇一個可靠的檔案數字化外包公司。根據自己的需求加上專家的意見對外包商的各方麵能力進行評估與審核，選擇一個好的服務商。具體說來，要對外包商的專業實力進行審查，看其是否有相關的資質證明。對外包商的能力進行審核，通過擁有的技術設備和開發的軟件是否滿足要求來進行判斷。對外包商的經驗和信譽進行審查，通過在近幾年裏所完成的項目判定其在配置管理、項目控製等方麵的能力及水平，然後選擇合適的外包商。
（2）對數字化業務外包的管理製度應當加強。檔案數字化業務外包的管理具有兩點要求。其一，要製定合理的外包合同。合同必須明確雙方的責任和義務，指明賠償的責任與解決爭端的方式，指出服務範圍、允許對操作和技術等方麵進行改革，合同的簽訂時間以三年為佳，不能過長。其二，對外包服務商的服務進行管理，檔案部門應設立一個監管組織，定期對其進行監督並對其進展進行彙報、對受到服務的客戶進行調查、與競爭對手的服務水平相比較、對各項成果進行嚴格審查等，發現問題及時解決。
（3）對於部門與外包商，應進行適當的協調和及時的溝通。檔案部門應該加強與外包公司的交流，製定項目計劃，對項目實施過程的總體進度進行控製。檔案部門應該對公司的工作安排和工作進展進行了解，發現問題及時解決，定期檢測確保工作質量。結束語
總而言之，檔案數字化建設是一項非常重要的工程，也是一項具有潛力的工程。通過采取與外包公司合作的方式是一種非常膽大而有創意的手段，這樣可以使資源配置得到優化，還提高了工作效率、降低了成本。使信息的利用率得到大大提升，最終實現檔案信息的資源共享。針對其在操作中出現的問題，進行總結吸取教訓，使數字化建設不斷趨於完善。（作者單位：朔州師範高等專科學校）
參考文獻：
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