我國的檔案數字化建設實踐與發展策略研究
學術展台
作者：張瑤
摘要：隨著信息時代的進步和發展，檔案信息化已經成為我國檔案工作的新方向，對於今後的檔案工作來說，檔案信息化將會成為一個新的發展趨勢。檔案信息化是檔案數字化發展的新的階段，體現了我國信息化水平的進步。本文將從檔案數字化的主要內容說起，對檔案數字化建設的必要性進行全麵的分析，並根據當今檔案數字化建設的現狀，對檔案數字化未來的發展方向進行探討。
關鍵詞：檔案數字化；數字化建設；外包服務
1、檔案數字化及其建設
1.1檔案數字化的概述
數字化就是指運用計算機信息處理技術實現信息的傳輸功能的一種綜合性技術。它能將聲信號、電信號、光信號和磁信號等轉換成數字信號，還能通過將語音、圖像、文字等信息用數字編碼的形式進行快速的傳輸和處理。檔案數字化技術主要是通過一些技術手段，將傳統模式的文件和經過保存的電子檔案整合為一個信息庫。數字化技術應用數字化的形式進行儲存，應用網絡化的形式進行傳輸，應用計算機係統進行有效的管理，然後利用各種管理軟件進行整合，最終實現檔案服務方式的多樣性和檔案資源的共享。
1.2檔案數字化建設內容
檔案數字化建設的內容：（1）、根據數字化的對象可以將檔案內容分為兩個方麵：一是原有傳統的檔案通過掃描、加工和處理將原有紙質檔案進行數字化的轉變；二是將已經完成的電子文檔進行歸為檔案和存儲，使文檔完整齊全、具有真實性。（2）、從數字化的程度可以將內容分為兩個層次，分別是檔案目錄信息和檔案全文信息數字化。（3）、從數字化的過程來看，首先可以通過計算機技術完成數字化檔案的歸類整理，然後通過存儲設備對檔案進行儲存保管，最後由計算機網絡技術完成數字化檔案的查閱。
2、檔案數字化建設的必要性
2.1檔案數字化建設是信息時代的發展要求
隨著科技的進步以及信息時代的飛速發展。人們的生活、學習、以及工作都在這信息化浪潮中發生著巨大改變。辦公自動化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應時代的發展需求，檔案管理從傳統的管理模式走向了信息化管理的發展道路。數字化建設比傳統的管理模式更加迅速和準確。
2.2檔案數字化建設是社會發展的需要
檔案所包含的原始憑證是最真實可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經濟價值。當今的人們已經越來越開始關注獲取檔案信息的便捷性和時效性了。與傳統檔案載體相比較，數字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應社會發展的實際需要，應該盡快改變傳統的管理模式，加快檔案數字化建設的步伐，準確及時的為各個領域提供便利，實現檔案信息資源的共享。
2.3檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢
檔案數字化建設之所以會成為檔案管理的必然，是由於傳統的管理和數字化管理存在著幾點顯著的差別。傳統的紙質檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢複。而數字化檔案載體成本低、容量大，數字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質檔案工作繁瑣、浪費時間和精力，而數字檔案隻需通過計算機就可以很方便的在很短的時間檢索到所需的內容。最重要的差別是數字化檔案可以滿足人們在建築設計和科研等方麵的多維需求，這是傳統模式不能相比的。
2.4檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎
如果能將檔案的數字化工作做的出色，就能實現檔案信息資源的合理開發。開發檔案信息資源的目的是為國家更好的服務，達到社會資源共享的效果。檔案數字化建設之所以說是開發和利用信息資源的基礎，是因為數字化建設可以克服地域的限製，實現大規模檔案信息資源的服務和使用，確保檔案信息資源的準確、時效性。因此，應該加快檔案的數字化建設，使檔案信息資源得到最大限度的開發和利用，為社會主義現代化的建設事業服務。