部下在講述的過程中肯定有停頓的時候。出現停頓有兩種可能，一定要分別對待出現的這兩種情況。一種情況是部下故意停頓下來，這樣做是為了檢查一下領導對自己講話的反應，以此能夠使領導做出評論而停頓的。這時，管理者應對話題做出評論，以此鼓勵部下能夠繼續講述下去。另外一種情況就是思維突然中斷所引起的停頓。出現這種情況時作為管理者最好采用“反向提問法”，以此來幫助自己的部下接通原來的講述思路。辦法就是用“提問的方法”重複部下剛才所講述的話題，比如部下剛剛講到：“一台新機器為什麼會突然停止運行了呢？……”突然出現停頓，管理者就應當及時地做出反問：“難道這就意味著新機器真的停止運行了嗎？”在這種情況下，任意說出一個問題都將會改變部下剛才所講述的思路。
（8）克服社會知覺中的最初效應
在談話的過程中一定要克服社會知覺中的最初效應，“最初效應”也就是指平常所說的“先入為主”，有的人十分注意這種效應，並且還具有“造成某種初次印象”的能力。因此作為管理者在談話的過程中必須保持客觀的、批判性的態度，時時刻刻警覺。
（9）不放過一切談話機會
談話相對來說應當分為兩種方式，分別是：正式的與非正式的。正式的談話就是在工作中所進行的。非正式的談話是在工作之餘進行的，作為管理者也不應該放棄這種非正式的談話機會，在部下無戒備的心理狀態下，不管是一句話也好還是半句也好，有時候也會從中發現意外的信息。
2．管理者說話的“十忌”
一個優秀的企業管理者，需要經常與部下溝通。在溝通的過程中，企業管理者需要注意自己的說話方式和內容，應該怎麼說，哪些話該說，哪些話不該說……這些都需要企業的管理者時刻注意。
作為企業的管理者，應當注意以下“禁忌”：
（1）禁忌開口就把一個小土堆誇大地說成大山，再把一條小溪說成一條長江，剛開始聽還有那麼一點“氣魄”，其實是信口開河。
（2）禁忌開口就不假思索地向別人許下諾言，還滿口應承別人提出的條件，看似夠慷慨的，到最後“徒自輕浮”。
（3）禁忌開口就說像那沒有受過教育的人一樣滿嘴粗魯話，言語還特別的粗俗，這樣一來就反映出你缺乏修養，與現在文明社會格格不入。
（4）禁忌開口就特別地庸俗隻講那些有關吃穿玩樂的話題，這樣一來就很明顯地顯示出你這個管理者的目光特別的短淺，內心空虛。
（5）禁忌開口就油腔滑調，打情罵俏，滿嘴髒話，很明顯地就能讓人看出你是個品行非常低下的人。
（6）禁忌開口就顛來倒去，囉嗦個沒完沒了，如果言語表達的不是主要的談話內容，聽起來會讓人感到厭煩。
（7）禁忌開口就生拉硬扯地牽強附會，還不斷地胡攪蠻纏，滿腦子都是壞想法，一點好處都沒有，詭計多端。
（8）禁忌開口就鋒芒畢露，危言聳聽，咄咄逼人，一點緩和的餘地都不給別人留。
（9）禁忌開口就說長道短，徘謗他人，無中生有，逢甲說乙，還經常地搬弄別人的是非。
（10）禁忌開口就說一些假情假意的話，心口不一，言不由衷，還信口許願，致使你在別人麵前失去威信。
企業管理者在與部下交談中，要注意“十不”：
（1）不要一味地在他人麵前炫耀自己；
（2）不依仗自己手中的權力；
（3）不沒完沒了地指責；
（4）不訓斥已經承認錯誤的人；
（5）不在別人麵前揭另外一個人的瘡疤；
（6）不輕易地諷刺挖苦嘲笑一個人；
（7）不輕易地傷害他人的自尊心；
（8）不說“七話”（假話、大話、空話、套話、粗話、廢話、髒話）；
（9）不表現出一副盛氣淩人的樣子；
（10）不苛求他人。
管理者在與員工談話時一定要注意以上幾種“忌語”，千萬不要說出口。那樣說，會使員工感覺到自己沒麵子，管理者也不會得到所要達到的效果。
為了自己的目的和權威，粗暴地對待員工的感情，挑剔、恐嚇自己手下，而從未想到會傷害他們的自尊心，更會損壞管理者自己的形象。當你在部下麵前怒火中燒時，為什麼不事先考慮一番呢？減輕下級的痛苦，就是減少自己的麻煩！
其實談話也是一門藝術，寥寥幾條是無法窮盡其奧妙的，唯有反複實踐，細心體會，才能達到高超的藝術境地。特別是管理者在批評員工時，談話要有一定的技巧，這樣才會使員工心服口服的接受，也會使員工更加尊重你。
在日常生活中，與人交談時要注意自己的語氣。通常情況下，語氣委婉一些更容易讓人接受。如果你講話語氣很委婉，那麼大家都會認為你有修養，懂禮貌，自然會收到事半功倍的效果。看看下麵的情景，或許你會有所啟發。
（1）“我們似乎碰到一些狀況……”
當剛剛得知一個壞消息時，如果你不及時告訴你的上司，則失去了一次引起上司關注的機會。如果想及時地報告給上司，但沒有采取適當的方式，則會引起上司的反感，反而影響自己一直注意維護的自我形象。比如，你立刻衝到上司的辦公室裏報告這個壞消息，就算造成這個壞消息的原因與你毫不相幹，也隻會讓上司把你看成報憂的烏鴉而不是報喜的喜鵲，說不準還會無緣無故地成為上司的出氣筒。