正是由於新聞通稿具有上述社會功能和特點，因此在撰寫和發布新聞通稿時須注意以下幾點：
(1)發布新聞通稿須慎重。如同公文是在“確有必要，注重效用”（國務院《國家行政機關公文處理辦法》第十三條）的情況下才能行文，新聞通稿也應當在“確有必要”時才能發布，即必須在發布重要法律、法規，發生重大事件，出現重大問題需要政府當局與公眾溝通等情況下才能進行發布。
(2)發布機關的確定。發布機關必須是國家權力機關和國家行政主管機關，社會團體、企業事業單位一般不能發布新聞通稿。發布機關通常為縣級以上人民政府，省級及以上人民政府的法定行政主管機關等，譬如縣環境保護局一般不宜直接發布新聞通稿，如確有必要時，可以代擬後由縣人民政府或同級政府新聞辦公室發布為宜。
(3)真實。真實是新聞的生命，同樣也是新聞通稿的生命。在撰寫與發布新聞通稿時，必須對事實真相、相關數據等進行核實，做到有一寫一，有二寫二，不能主觀臆測，更不能發布虛假信息。否則，一旦喪失新聞媒體和社會公眾對國家行政主管機關的信任時，其後果不堪設想，而且會嚴重損害黨和國家在廣大人民群眾中的崇高威信。
三、新聞通稿的寫作方法
新聞通稿的寫作方法與公文中的通報相似，也與新聞報道的寫作方法十分接近。
1．新聞通稿的標題的寫法
新聞通稿的標題有完全式標題和簡略式標題之分；也有雙標題和單標題之分。由於新聞通稿一般不是直接在新聞媒體上發布，而是向新聞媒體的記者們提供“來自於官方”的新聞素材，是供記者們加工整理成新聞報道的材料，因此新聞通稿的標題擬製要求並不高，隻需要在標題中點明主題即可，新聞報道的標題會由記者、編輯們根據各自媒體的特點與要求自行擬定。例如，《關於國家發布可再生能源法的情況通報》《關於××廠造成大麵積大氣環境汙染的（階段）情況通報》《關於我市是否在城區禁（止）摩（托車行駛）問題的通報》等等。當然，新聞通稿的發布單位有時像撰寫新聞報道一樣擬製標題，也有助於記者在撰寫報道時定向和選擇參考。
2．新聞通稿正文的結構與寫法
新聞通稿的正文類似公文中的情況通報的正文，通常分為開頭和主體兩部分，一般也是按照事情發生發展的過程進行敘述，並以講清事實為主。與情況通報正文寫法的不同之處在於：新聞通稿可以有議論，並在議論中表明政府當局的態度及應對措施等；新聞通稿一般不需要結尾，把事實敘述清楚即可，確有必要時可有附錄部分供新聞媒體和記者們參考。在正文寫作時，通常須注意以下幾點：
(1)新聞通稿正文的開頭
可以像新聞報道中的消息那樣，在第一自然段高度概括所要發布的內容，並直接突出所要發布內容的主題，從而有助於記者在閱讀新聞通稿時迅速抓住主題，掌握主要內容。
例如，當國家或地方頒布或者將要實施新的法律、法規時，新聞通稿的開頭通常是直接表述法律、法規的全稱，通過的時間及通過的機構，實施的時間等，然後高度概括該法律、法規的內容、特點及對我國或當地政治、經濟、社會生活可能帶來的影響等。
又如，當地發生重大環境汙染等社會公共安全事件時，新聞通稿的開頭通常是直接表述發生事件的具體時間、地點、已被認定的責任者，然後高度概括該事件目前所波及或影響的範圍、已經或者可能造成的後果，並用極為簡練的語言介紹當地政府與行政主管部門已經或者將要采取的對策和措施等。
(2)新聞通稿正文中的主體部分
這是新聞媒體和記者們最需要詳細獲知的材料和信息內容，在可能和允許的情況下應當盡量滿足其需要，即“就繁不從簡”。同時，要在尊重事實的原則下，客觀、真實地敘述事情的發生與發展的過程。對於所通報的事情已經造成的後果應如實稟告，既不誇大又不隱瞞。對於所通報的事情可能會發生的後果要進行具體情況具體分析，必須采取極為謹慎的態度進行科學分析與預測後再通報給新聞媒體及記者們，既不可以憑空臆測，不負責任地信口雌黃；也不可以隱瞞實情，對事態發展趨勢及其後果估計不足。
例如，當國家或地方頒布或者將要實施新的法律、法規時，新聞通稿的主體部分可以擇取重點章節條款進行較為詳細的闡述，並且可以結合本地實際情況，介紹該法律、法規可能產生的影響。譬如2006年1月1日起正式實施的《中華人民共和國可再生能源法》著重於加快水能源開發、建立風電技術產業、生物質能開發、太陽能發電四個領域，在新聞通稿中展望其前景時，不應當“眉毛胡子一把抓”，在缺水地區大談水能源開發，在日照少日照強度弱的地區大談太陽能發電等。新聞通稿還應盡可能列舉本地的典型事例、統計數據等，說明貫徹實施新法律、法規的必要性和可行性。
又如，當地發生重大環境汙染等社會公共安全事件時，新聞通稿的主體部分應當按照事件發生發展的過程進行盡可能詳細的敘述，對於已經產生的後果如實稟告。如果事件的起因及責任者暫時未弄清楚，可以如實稟告；“事故原因正在調查之中……”，“事故原因目前尚不能確定……”等：千萬不能主觀臆測或武斷，避免造成將來工作的被動。新聞通稿的後半部分，則應當側重於介紹政府當局采取的應對措施、搶險抗災中湧現的典型人物與事例等；同時，應當如實秉告事件的發展趨勢、將要采取的措施、可能造成的後果及影響等，這些內容應在科學分析、科學決策的基礎上向新聞媒體告知，絕不可以瞎想亂猜，不負責任、不顧後果地亂說一氣。
3．新聞通稿附錄部分的分類與寫法
為了幫助新聞媒體的記者們更為全麵地掌握新聞通稿的主要內容，發布機關往往在正文之後附錄相關法律法規知識，或者附錄有關專業科普知識，或者附錄相關背景資料。新聞通稿的“附錄”類似於公文中的“附件”。其類型與寫作特點及方法主要有以下幾點：
(1)新聞通稿中關於法律、法規的附錄
對於新頒布或將要實施的法律、法規，可以在附錄部分介紹國內外類似法律、法規的製定及實施情況、發揮的作用等。
對於重大環境汙染等社會公共安全事件的責任認定，需要在正文中引據有關法律、法規時，為了減少正文主體部分的篇幅，可以在附錄部分較為詳細地引述正文所引據法律、法規的具體條文內容，以及國內外相似的案例簡介等。
(2)新聞通稿中關於相關專業知識的附錄
各類新聞通稿往往涉及相關的專業知識，有些專業知識甚至比較深奧或者比較生僻，若不加以較為通俗的解釋，很容易使記者或讀者因為弄不懂而誤解。在這種情況下，應當在發布新聞通稿的同時，盡量在附錄部分對相關的專業知識進行通俗易懂的解釋。
例如，在宣傳《中華人民共和國可再生能源法》時，就有必要在新聞通稿的附錄部分對“什麼是可再生能源？”、“人類社會目前可以利用的可再生能源有哪些？”“可再生能源的優點是什麼？”等等逐一進行通俗易懂的解釋。如果有能力、有條件，還可以在附錄部分同時介紹國內外使用、開發、研究可再生能源的重大成果，本地區使用可再生能源帶來的社會、經濟環境效益，並且可以介紹典型事例、典型人物、統計數據等。
又如，在2005年11月發生鬆花江水汙染事故後，新聞通稿的附錄部分可以介紹造成鬆花江水質汙染的主要汙染物硝基苯的形態、性質、對人體、牲畜等動物、植物帶來的急性危害與潛在影響等常識；還可以介紹消除水體中硝基苯的主要方法、國內外是否發生過類似汙染事件及其抗災措施、長遠影響等。
(3)新聞通稿中關於背景資料的附錄
所謂“背景資料”，是從“舞台上或電影、電視劇裏的布景（放在後麵，襯托前景）”和“圖畫、攝影裏襯托主體事物的景物”引申而來，今詮釋為“對人物、事件起作用的曆史情況或現實環境：曆史背景／政治背景”（均據《現代漢語詞典》2005年第5版）。
發布新聞通稿通常是遇到重大事情時的一項政府舉措，新聞媒介的記者們和廣大讀者們往往需要了解其背景，以便加深理解。尤其是記者們在依據新聞通稿撰寫新聞報道時，往往不滿足於新聞通稿正文所介紹的內容，希望獲取更多的相關資料才能下筆，以求新聞報道稿件內容的廣博、深入。這就需要新聞通稿的發布機關事先查閱、整理、歸納一些與正文有密切關係的直接或間接資料，作為附錄部分一起發布。
在收集、整理新聞通稿正文主體部分的背景資料時，通常需進行以下工作程序：
①背景資料來源應準確、真實。主要來源於相關法律、法規、公文或報刊文摘、知名網站的信息，一般應注明其出處，力戒把道聽途說的傳聞等也收集起來，避免造成以訛傳訛。
②背景資料涉獵廣泛。隻要是對新聞通稿主體部分所介紹的內容“起作用的曆史情況或現實環境”的事情，不論中外均可以摘要擷取並整理成篇、條。其擇取標準即是否對新聞通稿中所發布的事項“起作用”，與其無關聯或關聯不大的則不應收入附錄部分。
由上可見，經常發布新聞通稿的國家行政機關工作人員應當博學廣覽，利用工餘或業餘時間多涉獵瀏覽一些書籍和報刊，並盡量做好剪報整理和資料摘要（如製作資料卡片等），避免“書到用時方恨少”的窘迫狀況出現。這樣做，不僅對於撰寫新聞通稿及其附錄部分大有裨益，而且十分有利於各種國家行政機關公文的寫作。第十章常用環境保護行政文書的寫作
環境保護部門所使用的公文按其適用範圍和性質、功能劃分，可以分為兩大類：一類是通用型公文，即國務院《國家行政機關公文處理辦法》中所規定的13種公文文種，以及本書所介紹的常用機關事務性公文文書（包括計劃、總結、調查報告、工作研究及簡報、新聞通稿等）；另一類是環境保護行政專用法律文書（本書第一章第五節進行了闡述）。
關於通用型公文的結構、特點與寫作方法，在本書前麵的章節中均己分類進行介紹，在此不再贅述。
第一節環境保護行政文書的作用與特征
環境保護行政文書主要指環境保護執法文書。行政執法是國家行政機關依據法律、法規的授權，對國家、社會進行監督管理的重要措施和手段，而執法文書則是國家行政機關“依法行政和進行公務活動的重要工具”。
按照《漢代漢語詞典》（2005年第5版）的詮釋，執法即“[動]執行法令、法律”，是國家行政機關所特有的、由法律法規在規定範圍內所授予的一種特定權力，也是國家權力的具體實施與體現。其他機關、單位，包括法律、法規未予授權的國家行政機關及其工作人員，社會團體，企業事業單位、自然人，都不具有執法權；同樣，如果執法的國家行政機關及其工作人員超越了法律、法規所授予的執法權限和範圍，其執法行為是無效的，甚至是違法的。
執法文書是指國家行政機關在執行法律、法規的活動中，依照特定的格式，經過一定的處理程序製成和使用的書麵文字材料。
環境保護執法文書則是指環境保護部門在執行環境保護法律、法規的過程中，按照特定的格式，經過規定的程序形成和使用的法律文書。
從執法實踐中，環境保護執法文書是環境保護執法行為的具體體現，是環境管理與環境監察執法行為的真實記錄。任何一項環境保護執法活動，從開始發現違反環境保護法律、法規的行為，到立案調查、決定、送達直至最後執行，都是由執法文書體現的。如果沒有執法文書，執法工作就難以開展。因此，環境保護執法文書具有極其重要的法律意義，不但是環境管理與環境監察執法活動的載體和憑證、保證環境管理與環境監察執法活動順利開展的工具，還具有規範環境管理與環境監察執法行為的作用。各級環境保護部門嚴格按照有關規定製作、使用執法文書，可以促使環境管理與環境監察執法人員按照執法文書要求的項目和內容逐項逐步完成對環境違法行為的查處工作，使執法過程更加規範。另外，執法文書體現了環境管理與環境監察執法機關的權威性，具有表達執法機關的意誌，傳達執法意圖和執法依據，促使執法行為得到有效實施的重要作用。如果管理相對人無故不履行執法文書所規定的內容，就會受到應有的處罰。從環境管理與環境監察執法文書的概念和屬性而言，具有以下三個特征：
第一，製作環境保護執法文書是環境管理與環境監察部門依法行使職權、表達國家和法律意誌的體現，不是隨意的個人行為。執法文書必須經執法機關領導批準簽發，加蓋公章後才能生效，而且執法機關隻能在其法定的職權範圍內製作執法文書，任何超越執法範圍製作的執法文書不僅無效，而且如果因為該文書對當事人或他人造成損失的，還應當承擔相應的賠償責任。
第二，環境保護執法文書必須依照特定的格式製作。不同種類的執法文書有其特定的書麵形式和符合法律規定的格式、必備的內容及專門的法律用語。
第三，製發環境保護執法文書必須按照特定的程序，嚴格審批。如果違反規定製作程序，其文書就會無效或者不能生效。