國家行政機關除了公文往來之外，因為日常事務性工作的需要，往往還會涉及公文文種之外的其他類型的應用文體，例如前一章所述的計劃、總結、調查報告、工作研究等，都是每個單位、部門、社團或企業事業單位經常使用的。這些應用文體有時可以用批轉、批複、報告等公文形式行文，轉化為正式的公文。譬如各級人民政府的《政府工作報告》就是本屆政府上年度的總結和新年度的計劃的綜合文體；許多來自基層或下級機關的調查報告、工作研究可以作為上行文用報告的公文文種報送上級機關；而上級機關也可以將計劃、總結或領導及下級機關撰寫的典型調查報告、工作研究以批複、通知的公文文種下發給下級機關。這類“互補”的形式有利於指導與開展工作、推廣典型經驗，也使這些非公文文種轉化為具有一定法定效力的公文，便於推進工作。
除此之外，國家行政機關為了向社會層麵通報信息、介紹情況、宣傳教育，還常用諸如簡報、新聞通稿等應用文體。這類應用文體雖然也不屬於國務院《國家行政機關公文處理辦法》所規定的公文文種，而且往往不具有法定效力，但卻是國家行政機關在公務活動中經常使用的信息載體和文書工具。本章專門介紹最常用的簡報、新聞通稿兩類機關應用文體。
．工作研究的寫作要求
1．工作研究的選題要從實際出發
選題隻有從實際出發，工作研究才有針對性，才有實用價值。從實際出發，首先要從工作實際出發。工作中的那些具有普遍意義的、亟待解決的或值得探索的新問題，都可以作為選題的對象。當前，在環境保護行政實踐和實際工作中有不少問題需要我們去研究探討，例如：如何在工業、農業、第三產業領域發展循環經濟；環境保護職能部門的設置與功能轉變；第三產業尤其是飲食娛樂服務行業排汙費征收標準的確定；如何結合本地實際情況製定環境應急預案；環境宣傳教育工作怎麼才能不唱“獨角戲”而走社會化的路子等。這些焦點、熱點、難點，都可以作為工作研究的選題。但是，從工作實際出發，不等於工作中的任何問題都可成為論題。問題有大小之分，矛盾有主次之別。我們要選擇的是那些當前工作中出現的事關全局的重要論題。不管是宏觀範圍的還是微觀範圍的，隻要有普遍意義，有代表性，就可作為選題。
其次，要從作者個人的實際出發。作者對某項工作的全麵情況是否了解，掌握的材料是否充分，能否把握問題的實質，能否有針對性地提出解決問題的辦法等，都是關係到選題是否得當的重要因素。因此，作者一定要考慮自己的具體情況，選擇自己研究較深、大小適中、有能力駕馭的論題。
2．工作研究的分析要中肯、有說服力
工作研究對問題的分析要中肯、有說服力，首先要求作者要熟悉和掌握有關的專業理論和國家關於環境保護的法規和相關方針政策，並能用來分析工作中的問題。其次，分析要辯證。分析問題，就是分析矛盾。隻有用全麵的而不是片麵的、發展通報信息。
再次，表述方法不同。報告作為公文文種，有規範的公文格式，其篇幅一般較長，多采用漸進式的寫法，且通常具有專一性，即一個方麵或一項工作的情況多單獨成文報告；而簡報具有綜合性的特點，對情況的表述可以高度概括，也可以對單一事例詳盡介紹，往往在一份簡報裏有多篇（個）情況介紹，相互之間通常不關聯，每篇長短不要求統一，長的僅五六百字，短的可以是百字文或二三句話，隻要把事情說清楚即可，通常不加以文字修飾。
由上述可見，簡報是國家行政機關因為公務活動（情況彙總、集納）的需要而衍生的一類“準公文”文體。其實，這類文體古已有之。早在兩千多年前的《禮記?王製》中就有“大史典（掌管之間）禮，執簡記，奉諱惡”的記載。其中所述的“簡記”即記事的“簡策”，也稱為“策書”，是古代“編連成冊的竹簡”。《辭海》（1979年版）中的這些記載，說明古代官吏早就重視情況收集，進行簡要記載後“編連成冊”。這些做法與現在的“簡報”非常相似。
綜上所述，“簡報”的概念可以定義為：內容比較簡單的情況報告或通報，主要用於彙總集納、摘要某個方麵或某項工作的新情況、新經驗、新問題、新信息，供各機關、單位、部門之間溝通交流信息。
二、簡報的種類與行文格式
1．簡報的主要種類與特點
簡報的分類可以按照對象、性質、範圍等進行劃分。國家行政機關目前常用的簡報有工作簡報（主要用於開展某項涉及範圍較大的工作時，由具體負責該項工作的主管機關經批準後印發的專項簡報），情況簡報（主要用於在某一行政轄區內一定時間內所發生的各方麵的情況彙集的綜合簡報）兩大類。例如國家行政機關常見的《政務公報》（《政報》），就是一種時效性較長、定期發布的情況簡報。
簡報可以是較長期定期或不定期編寫發布，例如《政務公報》等；也可以是臨時性的圍繞某項中心工作編發的、時效期較短的，例如某市《創建國家模範環境保護城市簡報》《整治企業違法排汙行為維護群眾健康專項行動簡報》等。
簡報雖然不是正式的公文文種，但是按照中央、國務院關於精簡會議和文件、從源頭上消除“文山會海”的精神，簡報是需要大力削減的對象。許多地方已相繼出台規定，例如“一個部門原則上隻辦一種簡報”；並且要按照程序報同級人民政府或上級主管部門批準，並在簡報的顯著位置要標識上級主管機關核準的簡報文號等；簡報的發布範圍有所限製等。在通常情況下，縣（省轄市的城區）環境保護行政主管部門一般不編發簡報。
2．簡報的常用行文格式
雖然國家標準《國家行政機關公文格式》(GB/T9704-1999)並未對簡報的格式進行規範，但由於簡報是一種“準公文”，因此通常也可以參照公文格式發布。
(1)簡報的版式
①簡報用紙規格參照國家標準《國家行政機關公文格式》，簡報用紙的規格同公文用紙，即A4型紙(210mm×297mm)。
②簡報的首頁版式與公文相似，參見圖6、圖7。其中，眉首部分一般沒有“公文份數序號”、“秘密等級”和“保密期限”、“緊急程度”標識。“發文機關標識”有兩種：一種是發布簡報的主管機關或臨時主管機構全稱（或專項工作的全稱）居上，字號略小；下麵一排是簡報的種類，字號同公文中發文機關標識的相似字號。另一種是僅標注“簡報”、“工作簡報”、“情況簡報”等，字號同公文中發文機關標識的相似字號。
③簡報的發文字號通常的做法是在首頁右上角或左上角頂格標注核準的簡報文號，如“×（省、直轄市、自治區的標準化簡稱）政簡字[××××]（核準年份）第××號）；”而在“發文機關標識”下方印上“第××期”字樣。
④簡報的發文機關署名、發文日期通常的做法是在首頁眉首部分的紅色反線上方（公文的“簽發人”欄）左側印上發文機關署名，右側頂格印上發文日期。
(2)簡報的主（抄）送機關一般在首頁的眉首部分不印“主送機關”，在版記部分也不印“抄送機關”。如果確有必要，可在版記部分作為“發送範圍”印上主（抄）送機關名稱，標注印數。
(3)簡報印章簡報一般不加蓋編製機關的印章。
(4)其他簡報一般無主題詞、附件。有的簡報通常在眉首部分的左上角或右上角頂格印上“內部資料注意保存”的字樣，多采用3號黑體字頂格。
(5)簡報字體簡報通常與公文一樣，正文使用3號仿宋體，每篇的小標題多采用3號黑體字。
三、簡報正文的編寫方法
1．簡報的主要內容與材料的選擇
簡報從性質上來說，是一種簡短的信息總彙。其主要內容是某項工作或某個地域在一段時間內相關的情況摘要或簡介，按照並列式結構分為若幹個獨立的小段，彙集起來而成。雖然簡報不像公文中的“報告”文種那樣，必須是重大或特殊的情況才能收入，但也並非不分選擇地把相關情況統而收之。在簡報的編寫過程中，對內容（材料）的選擇應有一定的標準，一般說來須注意以下幾點：
(1)緊緊圍繞主題和辦簡報的宗旨
任何一種簡報都有一個特定的主題，即這種簡報的內容範圍。例如某項專項工作如創建國家模範環境保護城市、整治企業非法排汙、環保世紀行等，其簡報的內容應當緊緊圍繞主題，與簡報主題無關或關係不大的內容（材料）則不宜收入；又如地域性發布時間較為固定的簡報如某市（縣）政府的《政務公報》某市環境保護局的《情況簡報》或《工作簡報》，屬於某地域或某部門的綜合性情況簡報，在編選中也要做到主題集中，對材料嚴格把關、篩選，絕不能“揀到籃子裏就是菜”，不管其內容是否符合簡報主題一概收之。
(2)內容要有新穎性
簡報的內容新穎性有兩方麵的含義：一是內容須是新近發生的事情，出現的新情況、新問題、新經驗等。對於時間間隔較遠的材料，除非是新近獲知且內容特別緊要的，一般就不要再收入簡報之中。二是多選擇與簡報主題有關的新情況、新動態，尤其是新經驗、新典型、新做法、新問題，切忌“陳穀子爛芝麻”，讀後使人如同嚼蠟。
(3)材料來源麵要廣泛
簡報既然是某項工作或某地域各方麵情況的綜合，其內容就要求具有廣泛性。內容的廣泛性取決於材料來源的廣泛性，既要有上級機關的相關最新指示或政策、指導性意見，也要有基層反映上來的新情況、新經驗、新問題；既可以從上級文件或下級報告的材料中進行摘要，也可以從當地新聞媒體（如報紙、廣播、電視）或互聯網等傳媒上擷取與簡報主題有關的內容。在從媒體擷取材料時，一般應在每篇正文開頭處注明資料來源與時間，例如“據新華社×月×日電”、“據《××日報》×月×日訊”、“據××電視台（廣播電台）××月×日報道”等，既表明材料來源的嚴肅性、權威性，又方便核查資料原文或全文。
2．簡報的編寫要點
簡報的編寫原則是：簡明扼要，主題集中，信息量大。
(1)簡報的段落與層次
簡報通常分為若幹個段落，每個段落是一個信息內容，多呈並列式結構，相互之間一般並無直接關聯。在一般情況下，每條信息占有一個自然段，較少使用多個自然段形成的漸進層次（即一條信息分為多段）。
(2)簡報內容的排布
簡報內容的排布依照簡報性質而定。例如綜合性簡報一般按照政治、經濟、文化等順序排列；專題性簡報的內容排列，多把最重要的信息內容排在最前麵的位置，其他信息則按照其重要程度依次排列。
(3)簡報標題的擬定也要簡化
簡報中的每條信息可以依據其重要程度擬製標題。簡報正文的標題通常使用單標題，標題要充分體現正文的主題，高度概括正文的主要內容。
對於動態性的一般情況，可以不必在每條信息的前麵都擬製標題，通常是在每條小信息前麵加“○”或“口”符號以示區別即可；與此同時，可以在同類信息前麵加一個總標題，或設置一個欄目標識，如“基層動態”、“信息彙總”、“各地工作動態”等。
(4)正文的內容要精練、概括
簡報的基本特點就是“簡”——簡明扼要，簡短而信息量大。因此，簡報內容須精練，編發者要善於從較長篇幅的材料中擷取其精華，刪去與簡報主題不相關的或者可有可無的內容，去除材料中的修辭文字；或者采用摘要的方法，高度概括材料中的主要內容。切忌照搬照抄全文而失去簡報的固有特點。
簡報通常隻有幾頁紙，倘若對簡報的材料不經過去偽存真、去粗存精、刪繁就簡的加工整理和綜合歸納，那麼簡報不“簡”，收錄不了多少內容，每份簡報的信息量小，就難以發揮其應有的溝通、交流信息的功能作用。因此，簡報的內容應當想方設法越精練越好，使得每份簡報的信息量越大越好。
例如，2005年7月15日，國家環境保護總局網站發布了一個重要信息：
國家環境保護總局通報
全國四大環境違法案件查處情況
曾培炎副總理親自批辦長沙鉻鹽廠汙染，廣元采金煉金汙染嘉陵江案
國家環保總局向新聞界通報了重慶銅梁縣造紙企業汙染案、江西萍鄉市蓮花紙業違法排汙案、長沙鉻鹽廠鉻渣汙染案和四川廣元非法煉金作坊排毒案等環境違法案件的查處情況。目前這四案中的涉案企業均已取締關停，環境汙染的問題基本得到妥善解決。
國家環保總局有關負責人說，在查處的四大案件中，長沙鉻鹽廠鉻渣汙染案和四川廣元非法煉金作坊排毒案是由曾培炎副總理親自批辦，重慶銅梁縣造紙企業汙染案和江西萍鄉市蓮花紙業違法排汙案是國家環保總局今年首批掛牌督辦的環境違法案件，這些環境問題的解決都切實關係著人民群眾的切身利益。
這位負責人介紹，銅梁縣造紙企業汙染被掛牌督辦後，重慶市環保局派出檢查組對銅梁市的造紙企業進行突擊檢查。銅梁縣政府對所有造紙企業排汙口未規範整治的以及環保審批手續和“三同時”未完善的一律不準生產，強製取消生產供電；對14家已治理達標的企業加強監管，對3家不符合國家產業政策的企業，吊銷工商營業執照，堅決予以取締。