在公文應用中，除了國務院《國家行政機關公文處理辦法》所列的13種主要公文文種以及中共中央《中國共產黨機關公文處理條例》所列的14種主要公文文種（兩者所列的公文文種有些是相同的）之外，在行政機關、社會團體、企業事業單位中，經常因為具體工作事務需要擬製一些上述《辦法》《條例》中未予列出的公文或其他類型的文章體裁，例如計劃、總結、調查報告、工作研究、簡報等。這些文體雖然不具備國務院《國家行政機關公文處理辦法》對“公文”的明確定義，即“行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”但是，在日常工作實踐中，卻時常需要運用這類文體，是機關文書寫作中的一項常見的、重要的內容。因此，本書特辟出一章，將這類機關常用文體統稱為“事務性文書”介紹。
第一節計劃的涵義與寫作
一、計劃的涵義、種類和作用
1．計劃的涵義
在《辭海》（1979年版）及1982年《辭海?增補本》中，均無“計劃”這一條辭目，說明“計劃”是一個外來詞。《現代漢語詞典》（2005年第5版）對“計劃”的詮釋也較為簡單：“【名】工作或行動之前預先擬定的具體內容和步驟。”即計劃是為了完成一定的任務而事前擬定的目標及完成目標的具體措施和步驟。當計劃以書麵形式進行表述之後，就成為一種事務性文書。
其實，計劃是個統稱。“設想”、“規劃”、“安排”、“意見”、“要點”、“方案”等都屬計劃的範疇，它們之間因其成熟程度和時間的長短不同而名稱不同。例如，2002年9月10日國家發展計劃委員會、建設部、國家環境保護總局《關於推進城市汙水、垃圾處理產業化發展的意見》（計投資[2002]1591號）、2002年6月26日國家環境保護總局《國家級自然保護區總體規劃大綱》（環辦[2002]76號、1998年4月24日國家環境保護總局《貫徹〈國務院關於酸雨控製區和二氯化硫汙染控製區有關問題的批複〉的行動方案》（環發[1998]27號）等，雖然在文種標識上都沒有使用“計劃”兩個字，但實際上都屬於“計劃”類文書（公文）。
其中，“設想”是一種初步的、粗線條的、時間長而又非正式的計劃，如《××市現代化、信息化城市建設的設想》；
“規劃”是帶有全局性、方向性的宏觀方麵的計劃，一般是二年以上的中期計劃，如《××省環境保護五年規劃》；
“安排”適用的時間較短，內容較單一、具體，如《××縣環境保護局五月份工作安排》；
“意見”、“要點”是領導機關向所屬單位布置一個階段或一項重要工作時，交代有關政策，提出具體要求，如《在全省各級黨校2006年普及環境保護法規與科學知識工作的實施意見》和《關於貫徹第五次全國環境保護會議精神的工作要點》；
“方案”則更為具體、成熟，它所表達的常常是某項工作的目的、任務、方法與要求，如《××縣排汙企業2000年排放達標實施方案》等。
有些“計劃”類文書具有一定的強製性，通常以“轉發”、“批複”、“通知”、“決定”的形式發布（“計劃”作為附件），使之成為正式公文。
2．計劃的重要作用
“凡事預則立，不預則廢。”我國古文中的這個“預”，就是“計劃”。有了計劃就可能成功，沒有計劃就可能失敗。製定計劃是一種科學的工作方法。特別是在講究工作效率、重視經濟效益的今天，製訂切實可行的計劃更為重要。國家宏觀調控需要計劃，當地逐步實現環境保護的控製目標需要計劃，各類企業的生產、流通、銷售也同樣需要計劃；事業單位、群眾團體要有計劃，個人的工作學習也要有計劃。這是因為“任何計劃都是尺度、準則、燈塔、路標”（《列寧全集》第23卷第313頁）。“尺度、準則”是說，計劃是工作的重要依據。有了計劃，領導者可以依據計劃主動有效地指導工作，合理有序地安排人力、物力和財力，還可以依據計劃隨時督促和檢查各個階段的工作進程，並依據計劃做好成績與問題的總結工作。“燈塔、路標”是說，計劃是工作的明確方向。作為一個可望又可及的宏偉目標，作為一個美好的前景，一份切實可行的計劃無疑會振奮人心，鼓舞鬥誌，對群眾起到感召作用：同時，群眾對工作的目的、任務和措施、步驟心中有數，可以充分發揮主動性和創造性，出色地完成或超額完成任務，使工作達到計劃中所預期的目標。
3．計劃的主要種類
由於計劃是一個統稱，而且使用單位廣泛，因而其種類也是多種多樣，通常對計劃的分類采取以下幾種形式：
按照性質劃分，有綜合計劃、專題計劃；
按照內容劃分，有工作計劃、學習計劃、生產計劃；
按照範圍劃分，有國家計劃、單位計劃、個人計劃；
按照時間劃分，有周計劃、月計劃、季度計劃、年度計劃；
按照形式劃分，有條文式計劃、表格式計劃、條文表格式計劃；
按照效力劃分，有指令性計劃、指導性計劃等。
總而言之，從不同的角度可以有若幹種不同的分法，但是任何一份計劃往往有其特定的時間、範圍、內容和形式。
二、計劃的結構和寫作方法
1．製定計劃的基本要求
計劃作為常用事務性文書，不論計劃的形式如何，其基本要求是一致的。
(1)結合實際，開拓創新
結合實際，就要從本單位、本地區、本人的實際情況出發，分析各種有利條件和不利因素，從前段工作中找出經驗教訓。這是製定計劃的基礎。同時，製定計劃時也要有開拓創新精神，分析新形勢、新特點，在以國家的法律、黨和政府的方針政策、法規及宏觀計劃為依據的前提下，實事求是地提出新任務、新指標。
結合實際，還要注意計劃不要訂得太滿，要留有餘地。隻有經過努力可以完成的任務、指標，才切實可行，才能充分調動群眾的積極性。倘若計劃目標定得太高、任務項目定得太多，計劃就會成為可望而不可即的“空中樓閣”，甚至使執行者心有餘而力不足，望而卻步，從而失去了製定計劃的應有作用。反之，倘若計劃目標定得太低，同樣會使執行者的積極性受到挫傷，往往會因此失去前進的動力，故步自封。
(2)具體明確，重點突出
計劃的內容具體明確，不但便於群眾的執行和監督，也有利於領導的管理和檢查。因此，計劃不應停留在一般性的號召上，從目標任務到措施步驟都要清楚、明確。要避免用模糊的概念，如“上下”、“左右”、“差不多”、“基本上”等詞語。
具體明確，還體現在內容的重點突出上。一份計劃盡管內容很多，但在安排上總有輕重緩急之分；齊頭並進的安排，其結果勢必是什麼也做不好。
(3)重視反饋，及時調整
計劃一旦通過，便有一種權威性和約束力，執行者就要努力按照計劃的各項要求去做。但在計劃實施的過程中需要重視信息反饋，及時調整計劃內容。這是因為任何計劃的製定者都不可能百分之百地預見和掌握事物變化和發展的規律，執行計劃的過程本身就是認識和掌握事物變化與發展規律的實踐過程。同時，事物和世界往往是千變萬化的，不可能絕對地一成不變，因此在計劃的執行實施過程中，要隨時根據事物的重大變化及時地對計劃進行修正。例如在製定某一區域的環境保護工作計劃後，可能因為一些重點排汙企業加強了環境保護意識，增大了對環境保護的投入，使汙染物排放較大幅度地減少，當地環境質量明顯好轉；也可能因為某企業釀成較大的汙染事故，或因天災人禍造成進入環境中的汙染物驟增，從而使當地環境質量造成嚴重影響。這樣，就需要及時適當調整計劃。
值得注意的是，計劃一旦通過便具有相對的穩定性。因此，除非客觀實際情況發生了較為重大的變化時，不宜動輒輕易地對計劃作較大的調整、修改。否則，易形成“朝令夕改”，使計劃的執行者無所適從，甚至會打亂計劃中原有正確部分的總體部署或安排。尤其對於計劃中“牽一發而動全身”的關鍵性目標或任務，進行修正、調整時需要慎重對待。
2．計劃的結構格式與寫作方法
計劃的結構格式通常分為“條文式”、“表格式”及“條文表格式”三種。
其中，條文式計劃是計劃中最為常見和常用的格式。所謂“條文式”，即文書的正文（也包括結尾）均采取條款的格式逐一表述計劃的內容；而“表格式”則顧名思義，是采取列出表格的格式來逐一表述計劃的內容。“條文表格式”是上述兩種文書形式的混合使用的格式。本節主要介紹條文式計劃的結構和寫作方法。
條文式計劃一般由標題、正文、結尾三部分組成。
(1)條文式計劃的標題寫法
計劃多采用完全式標題，而且多是單標題、實題，一般由單位名稱、時間、內容和計劃種類組成。例如1997年6月10日國家環境保護局《“九五”期間全國主要汙染物排放總量控製實施方案（試行）》（環控[1997]383號）的標題各項齊全。在計劃名稱“方案”前加一修飾詞“實施”，表明了本文是對排汙總量控製如何實行的“方案”。在“方案”後麵加一說明詞“試行”，表明該方案因涉及整個“九五”時期（1996年一2000年）較長的時間，可能會進行調整或修正。根據實際情況，計劃的標題也可省去單位和時間，但落款必須注明。
(2)條文式計劃的正文寫法
計劃的正文通常包括“為什麼做”、“做什麼”、“怎麼做”和“什麼時候完成”等幾部分內容，製訂計劃時一定要寫清楚這幾部分內容。
“為什麼做”，指的是製訂計劃的依據。這部分一般寫在正文的開頭。根據什麼製訂計劃？一是黨和政府的有關方針政策或上級部門下達的指標任務，這是一種具有權威性和指導性的依據；二是本地區、本係統、本部門、本單位的具體情況，如前段工作的成績與問題，當前實施計劃的有利條件和不利因素等等，這是一種具有實踐基礎的依據。凡是屬於建立在這兩種依據之上的計劃，可以說有了一定的可靠性和可行性。
計劃的開頭部分還可寫明製定計劃麵臨的形勢以及製定計劃的意義、目的等。這一部分的語言須簡明概括，要言不煩。那種冗長拖遝、喧賓奪主的寫法是開頭之大忌。“做什麼”、“怎麼做”、“什麼時候完成”，是計劃主體的“三要素”。這三要素缺一不可。“做什麼”，是指在計劃中所提出的任務或稱目標。這是製定計劃的出發點和歸宿點。任務的提出，既要有總的部署，又要有各項的具體要求。如果計劃在開頭部分已提出了總的任務，那麼這部分往往是把總任務加以具體化，或者說是表述分任務。任務的表述要明確具體，便於執行和檢查。“怎麼做”，指的是完成任務的具體措施。這是計劃中需要詳細安排和說明的重點。先進指標的實現，艱巨任務的完成，靠的是切實有效的具體措施。俗話說“十分任務，十二分措施”，就是這個道理。措施一般包括人力、物力、資金安排、辦法、技術、手段、管理方式、組織領導等方麵的內容，對這些內容應寫得具體、詳盡和周到。有的計劃還在這部分講明執行計劃時要注意的問題、應當劃清的界限以及檢查督促的辦法等。
“什麼時間完成”，包括計劃總的時間要求和階段時間要求。階段時間要求就是任務擬分為幾步完成。各種計劃要求在什麼時候完成多少指標，都應當詳細寫出。這一部分可以單獨寫，也可以放在“做什麼”和“怎麼做”的部分一起寫。
(3)條文式計劃的結尾寫法
並不是所有的計劃都必須有結尾部分。有結尾的，多是提出希望和號召，或是展望計劃實現時的情景給人以鼓舞。結尾的語言要簡潔有力，有號召性和鼓動性。
例如，國家環境保護局於1997年6月10日發布的全國主要汙染物排放總量控製實施方案環控[1997]383號文件，雖然冠以“實施方案”，但實際上是一份國家專項指令性計劃。
“九五”期間全國主要汙染物
排放總量控製實施方案（試行）
在《中華人民共和國經濟和社會發展“九五”計劃和2010年遠景目標》中，實施汙染物排放總量控製被列為實現“九五”期間環境保護目標的重大舉措。《國務院關於環境保護若幹問題的決定》中明確提出：要實施汙染物排放總量控製，抓緊建立全國主要汙染物排放總量指標體係和定期公布製度。
為此，國家決定在“九五”期間對廢氣或廢水中排放的煙塵、二氧化硫、粉塵、化學耗氧量、石油類、氰化物、砷、汞、鉛、鎘、六價格和工業固體廢物排放量等12項指標實行排放總量控製，從而使全國環境汙染和生態破壞加劇的趨勢得到基本控製，部分城市和地區的環境質量有所改善。
實施汙染物排放總量控製，將促進產業結構優化、技術進步和資源節約，有利於推動經濟增長方式的轉變，有利於貫徹國家產業政策，有利於實現環境資源的合理配置，有利於提高治理汙染的積極性。
為保證“九五”期間全國主要汙染物排放總量控製計劃的實施，並指導各地進行汙染物排放總量控製（以下簡稱“總量控製”）工作，特編製本實施方案。