在國務院《國家行政機關公文處理辦法》所列的公文種類中，屬於記錄性公文種類的隻有“會議紀要”一種。
第一節紀要的適用範圍、性質和公文特點
在《辭海》（1979年版）無“紀要”的注釋，說明“紀要”一詞出自外來語。但對於“紀”，在我國古文中早已有之。《辭海》（1979年版）詮釋為：“整理”、“找出散絲的頭緒”之意。前者見於《詩·大雅·棫樸》：“綱紀四方。”鄭玄箋注“理之為紀。”後者見於《說文·糸部》：“紀，別絲也。”段玉裁注：“別絲者，一絲必有其首，別之是為紀。”綜合分析詞意，“紀”即在寫作中將散亂的情況加以整理歸納，猶如從散亂無章的絲團中找出頭緒，抓住要點。在《現代漢語詞典》（2005年第5版）中對“紀要”的詮釋是：“也作‘記要’”，“記錄要點的文字。”其意與《辭海》中的“紀”相似。
在國務院《國家行政機關公文處理辦法》中規定，會議紀要是“記載和表達會議主要精神和議定事項”的記錄性公文。它是根據會議的宗旨，在會議記錄和會議的其他材料的基礎上，綜合整理加工而成的一種記錄性公文。
會議紀要最顯著的特點，是必須簡明扼要、全麵真實地反映會議的主要內容和傳達會議的主要精神。會議紀要往往也會簡要交代會議的議程，這樣寫的目的是為了突出會議取得的主要成果和會議主要議定的事項，起到鋪墊的作用。但是，會議紀要不能隨執筆者之意，加上任何執筆者的主觀看法；也不能把什麼事情都寫進會議紀要之中，尤其是那些議而未決、懸而未定的事項，更是不宜寫進會議紀要，以免影響會議精神的貫徹執行。
在公文實際應用中，人們往往把會議記錄與會議紀要混淆，有的甚至把會議記錄也作為有法定效力的公文來對待，這是很不妥當的。因此，很有必要弄清楚。
(1)會議紀要突出了會議成果，概括了會議主要精神；會議記錄則是如實地反映了會議的議程和情況。會議記錄通常按照會議議程來記錄，要求盡量真實地反映會議的全過程：而會議紀要是根據會議的宗旨，簡明扼要地反映會議的主要精神和會議所取得的成果。因此，會議紀要思想上更具有明顯的傾向性，內容上具有很強的選擇性。
(2)會議紀要具有公開性，會議記錄則是內部材料。會議記錄不外傳，一般作為機關單位的檔案材料，供內部參考使用。而會議紀要一般都外發，不少還會在報刊上公開發表。
(3)會議紀要具有一定的法定效力，而會議記錄卻無法定效力。會議紀要所闡述的會議成果、會議所通過的決定等，往往是相關國家機關製定法規的依據，而會議紀要則不具備這種功能。
(4)會議紀要是公文文種，會議記錄是文字材料。會議紀要經過作者的精心組織和安排，已經圍繞會議的中心議題形成了係統化、條理化的文章。會議記錄則不能根據記錄人的意願去組織和安排，基本上是做什麼就記什麼，與會者講了什麼就記錄什麼，因而隻能是鬆散的文字材料。這一層意思在《現代漢語詞典》（2005年第5版）也非常清楚地表述出來：“記錄”僅是“把聽到的話或發生的事寫下來”的行為，或者為“當場記錄下來的材料”，如“會議記錄”。這與“紀要”是“記錄要點的文字”涵義有明顯的區別，因此不能將兩者混同。
第二節會議紀要的寫作方法
會議紀要按照其召開的層次、會議研究的內容和重要性，一般分為專項會議紀要、辦公會議紀要兩種。
1．專項會議紀要的基本寫法
會議紀要通常由標題、正文、日期等組成。
(1)專項會議紀要標題的寫法
專項會議紀要的標題一般由會議名稱和文種組成，例如《第二次全國環境保護會議紀要》等。另外，有的會議紀要根據內容表達需要，分為正題和副題。正題標明會議的基本精神，副題標注會議紀要的名稱，例如《探尋新時期文學的發展——中國當代文學研究會第二次學術討論會紀要》等。