第三部分，即最後一個自然段。這一部分主要是對領導幹部提出要求和希望。
由上述範例和分析可見，指示根據內容和布置要求可短可長，可以夾有議論，但均應言簡意賅，盡量做到一語中的。
第四節意見的寫作與報送
1．意見的適用範圍和使用特點
“意見”在文章中的意思是“對事情的一定的看法或想法。”（《現代漢語詞典》2005年第5版）在國務院《國家行政機關公文處理辦法》的“公文種類”中，規定“意見適用於對重要問題提出見解和處理方法。”在行政機關公文中，把“意見”也列為具有強製性作用的指揮性公文，其主要理由是：意見是由上級機關發給下級機關的，而且是上級機關對於重要問題提出見解和處理辦法，具有很強的指導性。但是，“意見”不同於“命令（令）”、“決定”、“通知”及“批複”的法定效力強的特點，多用在尚有商榷性或探討性的上級機關對下級機關的指導性公文上，或下級機關對上級機關的有關重要問題的請示，或同級機關的通報。如國家發展計劃委員會、建設部、國家環境保護總局2002年9月10日發出的《關於推進城市汙水、垃圾處理產業化發展的意見》（計投資[2002]1591號），就是圍繞“十五”期間全國要新增城市汙水處理能力2600萬立方米、垃圾無害化日處理能力15萬噸的目標提出來的實現途徑、對策及相關政策——實現產業化發展。但是，欲實現上述目標和措施，需要考慮大量資金投入、市場經濟運營的契合、各地區與城市發展不平衡等諸多因素，不能“一刀切”，故而以“意見”的形式發出，表明中央各主管委、部、局的態度和要求，使各地可結合本地實際情況參照執行；而倘若以命令（令）、決定的文件形式發出上述要求，則就使各地政府、下級機關無回旋餘地，隻能不考慮具體實施條件而強製性執行了。此外，還有國家經貿委、國家計委、國家環境保護總局等五部門2002年3月4日向國務院上報的《關於從嚴控製鐵合金生產能力切實製止低水平重複建設意見》等。該《意見》於2002年3月18日由國務院辦公廳以轉發的通知發出（國辦發[2002]23號），則其強製性程度有了變化。
因此，在“意見”類公文的具體使用上，應當依據《國務院辦公廳關於實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》（國辦函[2001]1號）對“意見”的使用的規定：專門“意見”可以用於上行文、下行文和平行文。
作為上行文，應按照請示性公文的程序和要求辦理。所提意見如果涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協調，取得一致意見方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出麵協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會簽後報請上級機關決定。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答複。
作為下行文，公文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。
作為平行文，提出的意見主要供對方參考。
2．意見的寫作方法
(1)意見的標題的寫法
意見的標題也分為完全式標題（即由發文機關、事由、文種組成的標題）、省略式標題（即多隻由發文機關、文種等兩個要素組成的標題）兩種。在現行公文中，意見用完全式標題的少一些，一般用於直接下發的文件；用省略式標題的多一些，請上級機關批轉的文件一般都用省略式標題。
(2)意見的正文的寫法
意見的正文的內容，主要是對某一方麵的問題提出了自己（本機關或本部門）的見解和處理意見。例如在國家經貿委《關於清理整頓小鋼鐵廠的意見》（國家經貿委於2000年1月14日作為上行文報送國務院，國務院辦公廳於2000年2月3日以通知的形式轉發）中，首先強調了“經與有關方麵共同研究”，正文就“清理整頓小鋼鐵廠的範圍和要求”、“清理整頓小鋼鐵廠的措施”、“組織實施”等三個方麵提出了具體見解和處理問題的辦法、目標、措施、步驟等。
在起草“意見”的公文時，應注意掌握以下幾點：
①專題專文為宜。即“意見”中通常隻涉及某一方麵的重要問題，不宜過多過繁地涉及多個問題，使行文目的不夠明確。
②“意見”必須觀點明晰。即對所請示（上行文）、指示（下行文）、通報（平行文）的內容，對事情有較為明確的表述和見解及處理辦法，不能敷衍含糊，尤其對於下行文和平行文更是如此。
③根據行文對象不同，應當依據《國務院辦公廳關於實施（國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》辦理。
第五節批複的寫作與發布
1．批複的公文特點與適用範圍
在《現代漢語詞典》（2005年第5版）中，對“批複”的詮釋為：“對下級的書麵報告批注意見答複。”國務院《國家行政機關公文處理辦法》規定：“批複適用於答複下級機關請示事項。”即批複是對請示的答複。“批複”的先決條件是必須有下級（機關）的書麵報告（請示）。在許多情況下，盡管是對某一個地區或某一個下級機關所請示的事項進行的批注意見答複，但往往對各地也有指導性作用。例如國務院於1998年1月12日對當時的國家環保局《關於呈報審批酸雨控製區和二氧化硫汙染控製區劃分方案的請示》（環發[1997]634號）進行的批複《國務院關於酸雨控製區和二氧化硫汙染控製區有關問題的批複》（國函[1998]5號）雖然主送機關是國家環保局，但其批複的內容對全國都有效力。
為了對批複的用法有一個準確、明晰的了解，有必要對批複與指示、批示、批轉、複函等加以區別：
批複與指示指示是上級對下級布置工作：批複則是上級答複下級的請示。如果請求指示，批複就應給予指示，但它是以答複請求事項的形式給下級以指示的，就是說文種仍然是“批複”，而不能用“指示”。由此還可以看出兩者之間另外一些區別：指示是主動行文的，批複是被動行文的；指示可以主送許多機關，批複隻能主送請示機關；指示可根據需要，由上級機關自行確定行文內容，批複隻能根據請示的內容來確定行文內容。
批複與批示批複是上級機關對下級機關請示的答複，而批示不是對下級機關請示答複，批示是領導機關或領導人在某些書麵材料如群眾來信、簡報、情況反映、新聞報道、內參消息等書麵材料上加的批語，對材料上反映的問題提出解決的原則、辦法、措施等。批示本身不是公文，但可下達有關部門、單位貫徹執行。如原國家主席江澤民在反映山西虎年春節期間出現的假酒事件的材料上加的批示，就指出了該事件的嚴重性，要求嚴肅查處，並要求在全國範圍加大打擊製造假酒的違法行為，保障消費者人身安全。
批複與批轉批轉有時也稱為“轉發”，是對下級機關的公文加批語後轉發給有關機關、部門、單位貫徹執行。批轉的文件多為報告、規定、辦法、意見等。批轉公文一般用“通知”行文。如《國務院辦公廳轉發國家經貿委關於清理整頓小玻璃廠小水泥廠意見的通知》等。可見，批轉與批複大不相同。
批複與複函批複是上級機關對下級機關請示的答複，是下行文；複函通常是對沒有隸屬關係的機關、單位來函的回函，是平行文。
2．批複的寫作方法
(1)批複的標題的寫法
批複的標題有多種寫法。一種是完全式的標題，即由發文機關、批複事項、行文對象和文種名稱構成。例如《國務院關於處理第三方核責任問題給核工業部、國家核安全局、國務院核電領導小組的批複》；另一種寫法是由發文機關、事由和文種構成，如《國家環境保護局關於在深圳市開展環境行政執法責任製試點的批複》（環函[1998]66號）、《國家環境保護局關於加倍征收排汙費計算方法問題的批複》（環發[1997]576號）等。還有一種寫法是由發文機關、原件標題、文種構成，這種寫法較少用。其中最常用的批複標題是第二種寫法。
(2)批複的正文的寫作要點
批複正文通常由引敘、批複、結束語三部分組成。
其中，引述來文並不是一般意義上公文的開頭語，而是批複不可缺少的一部分。在引述來文時，應當引述來文的標題和發文字號，而且必須符合國務院《國家行政機關公文處理辦法》關於“引用公文應當先引標題，後引發文字號”的要求；然後，說明來文“收悉”，即來文收到、內容悉知的意思。
批複內容則是對下級機關所請示的內容的答複。答複必須明確具體。完全同意的，寫明“同意”，並要求寫明同意的具體內容，不能隻是籠統地寫上“同意你們的意見”，這樣會使受文單位及其他單位無法知道原請示的具體意見。部分同意的，在敘述同意部分的內容外，還要說明不同意的部分及理由。如果不予同意的，也要委婉地提出意見，說明理由。批複內容的文字要簡潔，篇幅盡量短小。
結束語在批複中的一般的寫法是以“此複”作結。例如：國家環境保護局關於處理水汙染事故適用法律問題的批複
環法[1997]284號湖北省環境保護局：
《湖北省環保局關於執行（水汙染防治法>有關問題的請示》（鄂環控[1997]7號）收悉。經研究，就該請示所涉及的處理水汙染事故適用法律的問題批複如下：
關於水汙染事故的處理問題，《水汙染防治法》第二十八條和第五十三條作了明確規定，即排汙單位造成或者可能造成水汙染事故的，由事故發生地的縣級以上人民政府的環保部門調查處理；造成漁業汙染事故或者船舶造成水汙染事故的，分別由漁政監督管理機構或者交通部門的航政機關調查處理。
又據《水汙染防治法》第六十條第（五）項的明確規定，“漁業水體”是指劃定的魚蝦類的產卵場、索餌場、越冬場、洄遊通道和魚蝦貝藻類的養殖場。據此，“漁業汙染事故”則是指發生在劃定的漁業水體範圍之內的水汙染事故。
根據前述法律規定，除發生在依法劃定的漁業水體範圍內的漁業汙染事故以及船舶造成的水汙染事故，對其他水汙染事故，環保部門均負有調查處理的法定職責。各級環保部門對其職責範圍內的水汙染事故，應在查明事實，分清責任的基礎上，依法嚴肅處理。
關於水汙染危害引起賠償責任和金額的糾紛的行政處理機關和處理程序，《水汙染防治法》第五十五條第二款已做了明確規定，即根據當事人的請求，由環保部門或者交通部門的航政機關處理，其他行政機關無權處理。
一九九七年五月六日
在這篇批複的例文中，正文由引述來文和批複內容組成，省略了結束語。例文的第一句話即“引述來文”，其他則是“批複內容”。該批複簡要敘述了所請示的兩個問題：“關於水汙染事故的處理問題”、“關於水汙染危害引起賠償責任和金額的糾紛的行政處理機關和處理程序”，並分別說明了所依據的法律（理由）。
3．撰寫批複應當注意的事項
批複一般篇幅不長，文字不多，由於帶有指示性，政策性較強，因此在撰寫時應注意以下幾個問題：
(1)有理有據
下級請示的事項是多方麵的，有些可能是涉及到具體政策性的重大問題。批複時一定要經過周密調查了解，掌握有關的情況，並且還要熟悉有關政策法令和辦事準則，反複研究後再給予答複。尤其要尋找政策依據，同意的，根據什麼；不同意的，又根據什麼。有理有據，於工作及批複的執行才有利。絕不能簡單、草率地進行回複。即便是不予同意的，也要說明理由，不能生硬地否決而不說明理由依據。(2)態度明朗批複的意見必須十分清楚明白，態度要明朗。同意或不同意或部分同意均要明確，措辭要恰當，語氣要肯定，不能含糊其辭。另外，回複意見也要有針對性，圍繞請示的問題來談，對下級機關所請示的問題要一一給予答複，既不能另找話題、說東道西，也不能隻批複其中一部分而遺漏了其他一些內容。
(3)對象明確
在所有的下行文中，惟有批複的“主送機關”隻有一個，即提出“請示”的下級機關。在一般情況下，批複不能多頭主送，更不能變單頭主送為普發文件。如果下級機關所請示的問題有普遍性，或需要告知其他一些機關，處理的辦法有三種：
一是除批複原請示單位外，並轉有關單位。
二是批複抄送有關單位，如某省環境保護局給某市環境保護局或某中央、省轄屬企業的批複，如果帶有普遍性的，可以同時抄送給其他市的環境保護局或其他中央、省轄屬企業。
三是將有關意見另用“通知”行文，將本機關對一些普遍問題的意見及時傳達下去。