國家行政機關是廣大人民群眾（通過人民代表大會）授予管理國家、治理社會功能的專門機構，而國家行政機關行使權力、進行公務活動的重要渠道和工具，就是公文。通過公文發布和公文往來，表述國家意誌，執行法律法規，規範行政執法，傳遞重要信息，行使人民所賦予的行政權力。
我國自古以來就重視公文的功能和作用。早在1500多年前，梁朝著名文學理論家劉勰（約456-532年）就在其傳世名著《文心雕龍》中對公文的重要性高度概括為“經國之樞機”。任何一件由國家行政機關發出的公文，都具有法律法規的權威性、嚴肅性、針對性，具有法定效力，世人不可等閑視之。對於公民、基層社會組織（包括基層的國家權力機關、社會團體、企業事業單位等）來說，公文可以說是法律、法規的延續和補充，是在具體領域或具體問題上體現國家意誌和法律法規規範的載體。
既然國家行政機關的公文有如此重要性，那麼作為發布公文的各級國家行政機關及其工作人員來說，正確地掌握和使用公文文種，謹慎地起草（寫作）公文，按照法定程序和規範發布公文，是國家行政機關的一項重要公務，也是絕對不可能等閑視之的事情。而國家行政機關工作人員學會和熟練地掌握公文應用寫作，是當代公務員尤其是各級領導幹部的一種基本功和素質要求。這也是國家行政機關規範化建設的一項重要內容。
公文是一類規範體式的應用文種。我國古代就把公文文書分為“章表奏議”（上行文）和“旨”、“詔”、“令”（下行文）等，每一類型的公文都有規範的格式和用語，不能僭越而亂朝廷綱紀。進入社會主義現代化建設時期以後，黨和國家尤為重視公文寫作的建設，並針對一些領導幹部或部門負責人不親自抓公文等重要文件的起草、基層國家行政機關公文不規範等問題，出台了一係列指示、規定。例如，1981年5月7日，中共中央就發出《關於各級領導幹部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》；1993年11月21日，國務院辦公廳發布了《國家行政機關公文處理辦法》（從1994年1月1日起施行）；2000年8月24日，又由國務院發布了修訂後的《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號，從2001年1月1日起施行）；與此同時，中共中央辦公廳於1996年5月3日發布了《中國共產黨機關公文處理條例》。這些指示、規定，都對我國黨的機關和國家行政機關的公文功能、文種、適用範圍、寫作與發布等進行了規範。
為了進一步規範公文體式，原國家質量技術監督局於1988年發布了國家標準《國家機關公文格式》（GB/T9704-1988），並於1999年12月27日修訂並更名重新發布了國家標準《國家行政機關公文格式》（GB/T9704-1999，從2000年1月1日起施行）。在環境保護係統，國家環境保護總局也於1999年發布了《關於發布環境保護行政處罰常用法律文書格式的通知》（環發[1997]170號），2000年以環辦[2000]74號文件印發了國務院法製辦於2000年4月17日發布的行政複議法律文件格式，使全國各級環境保護主管部門在公文寫作、使用上更加規範化，為環境保護係統機關規範化、現代化與信息化建設奠定了良好的基礎。
然而，公文寫作的能力並非是天生俱來的。即便是大學漢語言文學或中文專業的畢業生，由於囿於我國傳統的教育體製，對於應用文體尤其是公文寫作學之不多，知之甚淺，實踐經驗更是不足（應用文體的寫作尤注重實踐鍛煉）；對於起草（寫作）國家行政機關公文還需要一個再學習、重實踐的磨煉過程。
寫作是一種行為過程，也是運用書麵語言表達思想、感情的複雜精神產品的“生產”過程。公文應用寫作更是一種通過書麵語言表達國家意誌、管理意圖的行為過程。寫作又是一種能力，既包括對於客觀事物的了解、理解和認識能力，又包括運用文字、語句來表達這種理解和認識的能力。寫作還是一種工具和手段，能夠幫助人們開發智力、發展思維、交流信息、傳播經驗，促進認識世界和改造世界。公文寫作能力是國家公務員的基本素質要求之一，可以幫助國家行政機關負責人和公文起草的工作人員加強調查研究的能力、加深對我國現行法律法規學習與理解的能力。一名優秀的國家公務員，不僅應當具有處理公務和行政管理的能力，而且應當具備通過書麵語言（公文寫作）準確地表達行政意圖的能力。這就需要學會公文寫作，尤其是學會和熟練地掌握國家行政機關公文和其他事務性文書、法律文書的寫作——學習寫作學。