有些大企業的一些部門也如同縣官衙門，雖有名但無實。王永慶從開始創辦公司就知道，當公司發展成一個大型的企業集團後也會出現這樣的情況。
所以，在其公司還沒有成為集團的時候，他就將各項管理做到了麵麵俱到，以避免“衙門化”現象在台塑出現。
其實企業“衙門化”現象在歐美發達國家的企業也存在。不同的是，發達國家的企業是組織型的衙門化，而台灣的企業則是官僚型的衙門化，這就是管理的差距。
很顯然，組織型的衙門化要比官僚型的衙門化更有效率，因為組織畢竟還會偏向於管理，而官僚往往是獨裁製，效率高與不高也就不言而喻。
企業管理衙門化，還有一個很重要的原因就是企業所在地的當局的保護。台灣當局為什麼要這樣做呢？因為同樣的產品，台灣的企業競爭不過國外企業，而台灣當局為了保護產品不受到外來企業的“壓迫”，才運用政策對本土企業進行保護。
也正因為如此，當許多企業與外來企業競爭失敗後，並沒有從自身找原因，因為他們知道還有當局的保護能夠讓自己達到壟斷的目的。
有先見之明的王永慶認為，當局保護不利於企業的發展，相反隻會讓企業對當局保護產生依賴，從而更加驕縱，這樣的管理職能會讓企業的發展情況越來越糟糕。王永慶很反對當局保護。
在台灣，每兩年都要舉行一次“國建會”。就是當局邀請島內外各行各業風騷人物，以及學者專家為建設與社會發展提建議，製定對策。
王永慶說，要防止企業衙門化的出現就必須實行規範化管理。對此，他的方法就是不斷檢討表格和流程，來促進管理工作的規範化。而這一方法就是王永慶所說的表格化管理。
表格化管理，是通過對過去每個工作過程中留下的表格以及所有流程、製度，進行深入檢討、研究，來提高管理效率的方法。
而這種管理方法的關鍵所在，就是要不斷檢討表格和流程。管理者必須要對任何一個工作環節進行認真分析和討論，對工作過程的記錄以及留下的其他一些證據不能有絲毫的馬虎大意。如果不專心地研究這些表格，就不可能發現問題，更談不上解決問題了。
根據國外一家研究機構的調查發現，每一個事故發生前都會有36種征兆，每個征兆又有很多的細節表現。而表格和流程管理就可以讓人們注意到這些細節。由此可見，對一個企業來講，不斷檢討表格和流程是多麼的重要。
表格化管理要求管理者要將管理知識和實際工作聯係在一起，做到融會貫通，這樣才有效果。如果隻是知道管理的一些名詞，但對於如何實施卻不懂或者沒有深入研究，隻是做表麵文章，就很難達到真正意義上的管理。
王永慶在談到表格化管理的時候說，要做到表格化管理，管理者首先需要有一定的標準，明確什麼是好的，什麼是壞的。
例如某一個單位公認為是有效率的單位，那麼它究竟好在哪裏，還有沒有可以改進的地方？這樣就可以檢討考驗一番，學習其中的有效率的管理措施，分析它產生的環境、適應的範圍。
王永慶曾遇到過這種情況，台塑一個部門有20名成員，每一位都非常忙碌，但忙些什麼，值不值得忙，身為他們的上司卻不太清楚。
管理者經過兩次檢討，並在一個禮拜天請所有的人員坐下來研究一番，將所有的文件及事務流程整理好一起擺出來。
然後花了一天時間，將流程上的每一個“點”、每一張表格、整個製度，深入檢討研究，重新設計表格，重新安排了流程。結果，20名員工和管理者都明白了以前盲目忙碌的原因，“忙”就等於“盲”，因為那就是雜亂無章的“瞎忙”，並且人浮於事。
於是大家同意將人員減少一半，其中10位員工馬上改調其他部門。經過這次的表格化檢討，這個部門的人員雖然減少，但工作卻比以前輕鬆，每一位員工都在自己的崗位上發揮到了極致。
事實證明，不斷檢討表格和流程可以提高部門工作效率。所以，這種表格化管理對企業來說是非常實用的。
王永慶說，有的企業資料很多，生產的、管理的、銷售的、采購的等一應俱全，但是企業發展卻不能達到理想狀態，經常出現庫存過高、原材料斷貨現象，采購時間過長，費時費力。
這樣企業的生產就很難進行，就很難合理發展。諸多的企業都犯過這樣一個毛病，那就是把許多資料當作是每月和每半年一次的盤存工作，把品名、規格、數量等記錄下來，填記一大本表格，將庫存量統計一下，然後由填表人依序呈送資材主管、廠長和經理過目。但為什麼要這樣做卻從不考慮，僅是潦潦草草看過登記本就算萬事大吉。
王永慶曾經從資材管理上談論過表格化管理的重要性。他說，資料管理的第一個先決條件是，表格的設計一定要達到管理上的要求，也就是說要達到合理化。
合理化的表格至少要有如下兩個欄目：
其一是材料主管的“處理對策”。比如說，東西滯存了3個月怎麼辦？如果有了這一欄，材料主管就會考慮這東西是讓它繼續滯存在倉庫，還是趕快處理掉，或是其他種種辦法，並逐條填列出來。如果沒有這一欄，材料主管就很難盡到自己的職責，發揮自己的作用，而盤存工作也就完全失去意義。
其二是“廠長或經理批示”一欄。資材主管簽注的意見如何，所擬的處理辦法又如何，廠長或經理在批示判定之前，就要從合理化管理的要求出發，采取具體的措施。
一旦批示了，有沒有處理，處理得怎樣，這些都要追蹤。這樣做就能做到科學管理，但是隻有這樣並不能實現表格化管理的合理化。在日常的管理工作中，有些事情是需要靈活處理的。
比如一個員工外出辦事，首先要經管理者批準，填報到什麼地方，要怎樣去，去幹什麼，經核準後才可以乘車外出，這是一般的流程。這樣做不僅浪費時間，而且毫無意義。
如果業務比較緊急，需要立刻外出洽談，這時事後補辦手續應是最好的選擇。管理者應該切記：管理的目的是效率，而不是為了用規則規範人、限製人。企業經營的目的是為了發展，能夠創造利潤，如果一味地強調規矩，就不利於工作的進行。
管理表格的優勢不僅體現在企業的內部管理上，還體現在外部事務的辦理上。
有一段時期，台灣企業都在喊進口原料在加工出口中的退稅手續很難辦，那些沒有辦過這些事情的人就會聞風喪膽，認為這條路最好不要走。
但是，王永慶並不相信。結果，他去了一次後發現，這種現象很多時候是那些前來辦理手續的企業造成的，因為那些企業本身就沒有把資料準備好，也沒有一定的表格來記錄這些事情，這樣往往要跑很多次才能辦理成功。
而如果手續齊全，把所有證件都準備好，“海關”一般不會積壓太久，否則可以給“財政部”去函，反映“海關”積壓公事，這樣事情也就可以很快解決了。
可見，如果管理者能夠提前把事情搞清楚，有一套管理製度，有一套設計完整的管理表格，那麼根本就不會發生這種所謂麻煩的出口退稅業務。
表格化管理其實就是管理者想要達到合理化管理的一種管理手段。王永慶認為，一個企業之所以不能達到管理合理化，沒有表格化管理，是一個重要因素。所以，台塑的表格化管理已經達到了台塑人共知並共同推行的地步了。